Quand ?
De 19h à 21h, vendredi 21 mars 2014.
Où ?
À Saint-Blaise.
Quoi ?
C'est une réunion de gestion au sens large destinée à recenser les besoins et l'existant en matière d'outils de gestion, de toute nature ; ceci allant de nos outils informatiques, tels que les outils de sondage, l'AgenDAV, la Burette, bientôt le CycloWiki, à la simple feuille de comptabilisation des entrées/sorties des vélos ou de fréquentation des ateliers de rue ; en passant par la manière de s'y prendre, comme par exemple savoir qui saisit en compta, qui reporte les stats dans les tableaux récap, etc ; le tout visant à cesser de fonctionner à l'arrache et à faciliter la gestion des ateliers et plus largement de l'association, notamment au niveau administratif.
Inscriptions
Compte rendu
Organisation des réunions
- Prévoir un horaire de fin pour les réunions.
Point sur les outils
- Giuso précise qu’il n’avait pas compris
le fonctionnement des Subventions sur Ivry.
Les outils sont néanmoins cassés en partie, il y a urgence. - 3 ateliers en urgences : atelier de rue de ?Pantin, atelier de quartier de Fougères et atelier de quartier de Saint-Blaise.
- Giampiero indique qu’il y a plutôt un problème de communication.
- Severine et Tania demandent à ce que soit individualisé les devis par cyclofficine, voire par atelier pour y voir plus clair.
- Ivry fait une commande pour Paris qui comprendra les besoins des ateliers de Fougères et Saint-Blaise ainsi que la boite.
- Paris fait une commande pour ?Noisy-le-Sec, sur le modèle d’atelier de rue conçu par Nicolas.
Fichiers de suivi des Prest’actions en atelier de rue
- Ce fichier reprend les fiches remplies lors de chaque Prest’action.
- Fichier aujourd’hui dans SparkleShare
cyclocoop
utilisés depuis 1 an par Pantin et Ivry, plus réellemment pour Paris. - Qui prépare la fiche papier ?
- L’idée est de faire une pochette avec l’ensemble des fiches à remplir et de la placer dans un endroit pour ne pas l’oublier.
- Proposition de faire une valise avec les fiches, le café, les rustines, les crayons, une ardoise, une boite à don, autocollant, flyer, scotch, panneau A3 de la cyclofficine.
- Qui remplit la feuille de calculs ?
Fichier de suivi des Prest’actions en atelier de quartier
- Créer un fichier numérique de suivi de l’accueil du public spécifique à l’atelier.
- Créer un fichier numérique de suivi des créations/fabrications.
- Créer un fichier de suivi des opérations de communication externe.
Fichier de suivi des dépenses et des achats
- Pas besoin d’un fichier de suivi numérique car dans le logiciel de compta il y a un suivi des factures et la possibilité d’ajouter des commentaires, des PDF joints.
Modèle de devis et facture
- Attention aux modifs de la norme ?IBAN et ?SEPA.
- Format des numéros de devis :
YYMMDD_N
, exemple :140320_1
- Suivi des devis et des factures : fichier suivi des Prest’actions de Paris à mettre en place à Ivry et Pantin
- Permet aussi le suivi de la réalisation de la Prest’action.
Listes de diffusion
- Ajouter une signature automatique avec horaires
et lien de désinscription :
https://sympa.cyclocoop.org/sigrequest/$list
. - Maintien de deux listes distinctes :
info.$cyclo@
et$cyclo@
. - Faire en sorte que les réponses de
$cyclo.diff@
aillent surinfo.$cyclo@
. - Répercuter cela sur les flyers.
- Pour la forme : essayer de se moderniser, quitter les années 90...
CycloWiki
- Un nouvel outil est disponible à https://wiki.cyclocoop.org
- Il se destine à être public.
- L’objectif est de s'organiser, d’articuler ensemble « notre discours », de faire de la propagande pour nos activités, et de faciliter pour tou-te-s la coopération et la compréhension de « notre modèle ».
- Son Agenda a vocation à remplacer l’AgenDAV.
- Les inscriptions à l’Agenda supposent d’avoir un compte et pour créer un compte la phrase-de-passe est indispensable.
- Si cela fonctionne bien, l’idée est aussi de créer un espace privatif
dans le même CycloWiki
ou dans un autre (
3615.cyclocoop.org
), facilitant l’utilisation du SparkleSharecyclocoop
et uniquement pour les camarades acti{f,ve}s. - Avec le CycloWiki il est possible d'accéder à tous les fichiers via SparkleShare, de les exporter, de les modifier et de les remettre ! Une autre personne ouvrant le fichier le lendemain aura le fichier à jour ! Qu’elle l’ouvre de l’interface Web en ligne ou de SparkleShare en local.
- Ne pas avoir peur de casser le CycloWiki : mettre les informations comme on peut, et laisser le polissage de l’intégration à celleux qui ont appris à le faire.
- Déconseillé de stocker des gros fichiers (> 10Mio) sur le CycloWiki.
- Faire un cours d’informatique.
Sécurisation de nos données
- Aujourd’hui les codes bancaires sont sur SparkleShare
cyclocoop
…
Est ce qu’il ne faudrait pas les mettre ailleurs ? - D’autres infos comme les fiches de paye n’ont normalement pas à être visible de tou-te-s.
- La fiche de paye d’un-e salarié-e est visible par cellui-ci, par le gestionnaire de paye, par l’employeureuse. Mais pas par les autres salarié-e-s. Point de vue légal. Point de vue perso peut être différent.
Outils atelier de quartier
- Adhésion / ?Vente de vélos : aujourd’hui la fiche d’Adhésion ne comprend pas la ?Charte, l’adhérent-e ne signe rien…. Il faudrait qu’ille signe la ?Charte.
- Faire signer une ?Charte unique pour tou-te-s sur une bache.
- À moyen terme il faut revoir la ?Charte, trouver un moyen de la faire signer, donner une attestation d’Adhésion avec la ?Charte derrière.
Les Adhésions
- Récupe / ?Vente de vélos :
- A Paris il existe une formule papier ou l’on saisit uniquement les entrées par période de taille variable avec mention de l’origine.
- A Ivry, suivi et sortie par jour sur format papier avec suivi numérique.
- Pour les bilans il faut les entrées et les sorties (vendus via la compta, vélo enfant donné à ?prix libre, épave à réparer, vélos donnés à des structures…) + stock.
- Giuso propose de récupérer les données janvier-mars une fois le
nouveau fichier mis en place dans SparkleShare
cyclocoop/Cyclofficine/Gestion atelier
. À Paris, existence de 2 tableurs (un par Atelier de quartier) reprenant les données des fiches d'inscription manuscrites.
La liste
paris.diff@
est régulièrement alimentée en adresses courriel grâce à cette mise à jour.Appel à volontaires pour aider Anne-Lise dans cette tâche, qui devient de plus en plus lourde. Le chemin actuel vers ces fichiers : SparkleShare
cyclocoop/Cyclofficines/Paris 20/Gestion ateliers/
Burette
- S’asseoir à coté de Severine pour commencer !
- Il faut apprendre à créer une Adhésion.
- Le bénévolat c’est un axe important, on tente.
Livret du Bénévolat
- ?Cécile propose de piloter un groupe de travail pour un Livret du Bénévolat.
- julm conseille de travailler d'abord coopérativement sur le CycloWiki, puis d'en consolider un livret.
Suivi Comptabilité
- Une réunion hebdomadaire à Saint-Blaise entre salarié-e-s le mardi matin.
- ?Cécile propose de venir participer, écouter.
- Tania propose de faire un point tréso avec Tilman le mercredi midi.
?Check-lists
- Faire des ?Check-lists journalières et hebdomadaires à afficher dans les bureaux.