Quand ?

De 19h à 21h, vendredi 21 mars 2014.

Où ?

À Saint-Blaise.

Quoi ?

C'est une réunion de gestion au sens large destinée à recenser les besoins et l'existant en matière d'outils de gestion, de toute nature ; ceci allant de nos outils informatiques, tels que les outils de sondage, l'AgenDAV, la Burette, bientôt le CycloWiki, à la simple feuille de comptabilisation des entrées/sorties des vélos ou de fréquentation des ateliers de rue ; en passant par la manière de s'y prendre, comme par exemple savoir qui saisit en compta, qui reporte les stats dans les tableaux récap, etc ; le tout visant à cesser de fonctionner à l'arrache et à faciliter la gestion des ateliers et plus largement de l'association, notamment au niveau administratif.

Inscriptions

j'en suis

7/7 (100%) : anne-lise, Tilman, Cecile, julm, Giampiero, Tania, Giuso

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Compte rendu

Organisation des réunions

• Prévoir un horaire de fin pour les réunions.

Point sur les outils

• Giuso précise qu’il n’avait pas compris le fonctionnement des Subventions sur Ivry.
  Les outils sont néanmoins cassés en partie, il y a urgence.
• 3 ateliers en urgences : atelier de rue de ?Pantin, atelier de quartier de Fougères et atelier de quartier de Saint-Blaise.
• Giampiero indique qu’il y a plutôt un problème de communication.
• Severine et Tania demandent à ce que soit individualisé les devis par cyclofficine, voire par atelier pour y voir plus clair.
• Ivry fait une commande pour Paris qui comprendra les besoins des ateliers de Fougères et Saint-Blaise ainsi que la boite.
• Paris fait une commande pour ?Noisy-le-Sec, sur le modèle d’atelier de rue conçu par Nicolas.

Fichiers de suivi des Prest’actions en atelier de rue

• Ce fichier reprend les fiches remplies lors de chaque Prest’action.
• Fichier aujourd’hui dans SparkleShare cyclocoop utilisés depuis 1 an par Pantin et Ivry, plus réellemment pour Paris.
• Qui prépare la fiche papier ?
• L’idée est de faire une pochette avec l’ensemble des fiches à remplir et de la placer dans un endroit pour ne pas l’oublier.
• Proposition de faire une valise avec les fiches, le café, les rustines, les crayons, une ardoise, une boite à don, autocollant, flyer, scotch, panneau A3 de la cyclofficine.
• Qui remplit la feuille de calculs ?

Fichier de suivi des Prest’actions en atelier de quartier

• Créer un fichier numérique de suivi de l’accueil du public spécifique à l’atelier.
• Créer un fichier numérique de suivi des créations/fabrications.
• Créer un fichier de suivi des opérations de communication externe.

Fichier de suivi des dépenses et des achats

• Pas besoin d’un fichier de suivi numérique car dans le logiciel de compta il y a un suivi des factures et la possibilité d’ajouter des commentaires, des PDF joints.

Modèle de devis et facture

• Attention aux modifs de la norme ?IBAN et ?SEPA.
• Format des numéros de devis : YYMMDD_N, exemple : 140320_1
• Suivi des devis et des factures : fichier suivi des Prest’actions de Paris à mettre en place à Ivry et Pantin
• Permet aussi le suivi de la réalisation de la Prest’action.

Listes de diffusion

• Ajouter une signature automatique avec horaires et lien de désinscription : https://sympa.cyclocoop.org/sigrequest/$list.
• Maintien de deux listes distinctes : info.$cyclo@ et $cyclo@.
• Faire en sorte que les réponses de $cyclo.diff@ aillent sur info.$cyclo@.
• Répercuter cela sur les flyers.
• Pour la forme : essayer de se moderniser, quitter les années 90...

CycloWiki

• Un nouvel outil est disponible à https://wiki.cyclocoop.org
• Il se destine à être public.
• L’objectif est de s'organiser, d’articuler ensemble « notre discours », de faire de la propagande pour nos activités, et de faciliter pour tou-te-s la coopération et la compréhension de « notre modèle ».
• Son Agenda a vocation à remplacer l’AgenDAV.
• Les inscriptions à l’Agenda supposent d’avoir un compte et pour créer un compte la phrase-de-passe est indispensable.
• Si cela fonctionne bien, l’idée est aussi de créer un espace privatif dans le même CycloWiki ou dans un autre (3615.cyclocoop.org), facilitant l’utilisation du SparkleShare cyclocoop et uniquement pour les camarades acti{f,ve}s.
• Avec le CycloWiki il est possible d'accéder à tous les fichiers via SparkleShare, de les exporter, de les modifier et de les remettre ! Une autre personne ouvrant le fichier le lendemain aura le fichier à jour ! Qu’elle l’ouvre de l’interface Web en ligne ou de SparkleShare en local.
• Ne pas avoir peur de casser le CycloWiki : mettre les informations comme on peut, et laisser le polissage de l’intégration à celleux qui ont appris à le faire.
• Déconseillé de stocker des gros fichiers (> 10Mio) sur le CycloWiki.
• Faire un cours d’informatique.

Sécurisation de nos données

• Aujourd’hui les codes bancaires sont sur SparkleShare cyclocoop…
  Est ce qu’il ne faudrait pas les mettre ailleurs ?
• D’autres infos comme les fiches de paye n’ont normalement pas à être visible de tou-te-s.
• La fiche de paye d’un-e salarié-e est visible par cellui-ci, par le gestionnaire de paye, par l’employeureuse. Mais pas par les autres salarié-e-s. Point de vue légal. Point de vue perso peut être différent.

Outils atelier de quartier

• Adhésion / ?Vente de vélos : aujourd’hui la fiche d’Adhésion ne comprend pas la ?Charte, l’adhérent-e ne signe rien…. Il faudrait qu’ille signe la ?Charte.
• Faire signer une ?Charte unique pour tou-te-s sur une bache.
• À moyen terme il faut revoir la ?Charte, trouver un moyen de la faire signer, donner une attestation d’Adhésion avec la ?Charte derrière.

Les Adhésions

• Récupe / ?Vente de vélos :
• A Paris il existe une formule papier ou l’on saisit uniquement les entrées par période de taille variable avec mention de l’origine.
• A Ivry, suivi et sortie par jour sur format papier avec suivi numérique.
• Pour les bilans il faut les entrées et les sorties (vendus via la compta, vélo enfant donné à ?prix libre, épave à réparer, vélos donnés à des structures…) + stock.
• Giuso propose de récupérer les données janvier-mars une fois le nouveau fichier mis en place dans SparkleShare cyclocoop/Cyclofficine/Gestion atelier.

• À Paris, existence de 2 tableurs (un par Atelier de quartier) reprenant les données des fiches d'inscription manuscrites.

  • La liste paris.diff@ est régulièrement alimentée en adresses courriel grâce à cette mise à jour.

  • Appel à volontaires pour aider Anne-Lise dans cette tâche, qui devient de plus en plus lourde. Le chemin actuel vers ces fichiers : SparkleShare cyclocoop/Cyclofficines/Paris 20/Gestion ateliers/

Burette

• S’asseoir à coté de Severine pour commencer !
• Il faut apprendre à créer une Adhésion.
• Le bénévolat c’est un axe important, on tente.

Livret du Bénévolat

• ?Cécile propose de piloter un groupe de travail pour un Livret du Bénévolat.
• julm conseille de travailler d'abord coopérativement sur le CycloWiki, puis d'en consolider un livret.

Suivi Comptabilité

• Une réunion hebdomadaire à Saint-Blaise entre salarié-e-s le mardi matin.
• ?Cécile propose de venir participer, écouter.
• Tania propose de faire un point tréso avec Tilman le mercredi midi.

?Check-lists

• Faire des ?Check-lists journalières et hebdomadaires à afficher dans les bureaux.

Fiche de Postes et répartition des taches entre les deux

• Giampiero dit que ça vaudrait le coup de poursuivre le travail sur les ?Fiche de poste et de faire une répartition des tâches avec bénévoles et salarié-e-s.
• Il est dur pour des bénévoles de comprendre qui fait quoi ?