Quand ?

Le premier jeudi du mois 19h30 - 21h30

Où ?

À l'atelier de Saint-Blaise.

Quoi ?

Réunion mensuelle d’autogestion.

Qui ?

j’en suis !
5/6 (83%) : tilman, Aline, Romain, ?Pedro, Tania
sans moi =(
1/6 (16%) : Severine

"""]]

Ordre du jour

Gestion humaine des ressources

  • Actions Anne-Lise/Réponses et gestion des listes de diffusions et des publi sur sites et Facebook.

  • Bilan Entretiens Annuels Salariés

  • Projet courrier au réseau suite au vol

  • Renouvellement contrat de Tilman

AG et démarche admin

  • Rappel Présentation des Status 7 février

  • Programmation AG 2014 pour validation des nouveaux statuts / Qui fait quoi ?

    • Rapport d'activité
    • Rapport financier
    • Mail et logistique journée
  • Dépôt statuts en préfecture?

  • Changement de nom de la Cyclofficine

Organisation

  • Point d'étape sur les actions en cours pour redresser la tréso

    • Flyer Copro et Enteprises à valider pour envoi lundi
    • Bilan CycloBouffe
    • Point d'avancement dossier sub bénévole
    • Possibilité dossier Sub COP21
  • Comment concrétiser l'action des groupes de travail ?

Planning

  • Evénement et Prestactions à valider

    • bourse aux vélos asnières
    • apéro braderie vendredi 13 février
    • QSB11
    • petite rockette
    • semaine du DD, d-day mairie 12ème
  • Evénement et Prestactions pour info

    • Berges Seine
    • Partenariat Emmaus
    • Autes ?
  • Rencontre de l'Heureux Cyclage / suite

Compte rendu

Etats de présence

Présent.e.s:

  • Adhérent.e.s : Jacques
  • Adhérent.e.s salarié.e.s : Stéphane, Giuso, Tilman
  • Adhérent.e.s membres du CA : Aline, Simon, Romain, Tania, Kristina, Alice, Pierre, Gallileo

Absent.e.s (CA): Séverine, Simone, Marie-Laure, Nemo

  • Excusé.e.s : Jean-Louis, Séverine
  • Absent.e.s :

Gestion humaine des ressources

Actions Anne-Lise/Réponses et gestion des listes de diffusions et des publi sur sites et Facebook.

Topo : Anne-Lise a fait valoir des opinions dans ses réponses par mail et dans ses publications liées à la gestion du site qui allaient à l'encontre des valeurs de la cyclofficine.

  • Points de vue

Aline : Anne-Lise n'a jamais joué le jeu du collectif, le cas n'est pas anodin car certaines de ses opinions et comportement vont carrément à l'encontre des valeurs de la cyclo (sexisme, racisme)

Giuso : J'ai agis (exclusion droits du site) dans l'urgence ce qui m'a valu des reproches car prise de décision individuelle

Tania : Il y a eu principalement des réponses individuelles, mais c'est aussi la manière dont le cas a été géré au fur et à mesure

Tilman : J'ai agis également de manière individuelle, et on me l'a également reproché

Simon : besoin d'établir une procédure en cas de nécessité d'une décision individuelle afin qu'un administrateur collectif prenne la décision

Tania : dans le fonctionnement collégial qu'on essaye de mettre en oeuvre, il est difficile de donner le pouvoir de décision à un administrateur, difficile de décider du moment où il faut consulter le collectif. Dans le cas d'Anne-Lise, elle a franchi à de nombreuses reprises des limites individuellement et il n’y a pas eu de réponse collective. Il est important d'avoir une charte de communication.

Galileo : Il faut effectivement décider collectivement et au moins discuter à posteriori des décisions qui ont été prises

Tilman : Anne-Lise a pris la décision de ne plus gérer les outils de communication de la cyclofficine d'elle-même. On n'est pas obligé de prendre une décision car elle s'est déjà retirée d'elle-même

Romain : La responsabilité d'ouverture bénévole, peut-elle poursuivre les activités de l'association.

Aline : Il est important de formaliser une sanction, mail dans lequel on dit qu'elle ne veut plus qu'elle communique au nom de la cyclofficine

Simon : Sa présence seule aux ouvertures bénévole peut-être problématique par les propos qu'elle tient lors des ateliers.

Tilman : préciser dans le mail que le comportement que j'ai eu avec elle n'est pas acceptable

Pierre : Si une décision individuelle est nécessaire, est-ce qu'on peut dire que le responsable en informe au plus vite le CA pour expliquer la mesure. Préciser dans le mail que les valeurs de la cyclo et sa charte s'appliquent non seulement à la communication externe, mais aussi à l'interne et lors des ouvertures bénévoles, aucun écart ne sera plus toléré.

Kristina : Il faut un groupe de validation des personnes qui ont accès à la communication

Aline : On en discute samedi

  • Conclusions Sanction des débordements à répétition. Nécessité d'éviter les décisions individuelles. Nécessité de réguler les droits de communication

  • Décision prise Pour Anne-Lise : retrait des droits de communication sur les outils des cyclofficines (liste de diffusion, site internet, facebook). Non autorisation d'animer seule une permanence bénévole. Notification de cette décision par email. Si une décision individuelle est prise, car urgente, mail au CA au plus vite. Élaboration d'une charte de communication

  • Qui s'en charge Mail à Anne-Lise : Aline. Si une décision individuelle est prise, car urgente, mail au CA au plus vite : TOUS. Élaboration d'une charte de communication : voir élaboration du règlement intérieur / charte : groupe de travail

Bilan Entretiens Annuels Salariés

Topo : Fin 2014, des entretiens individuels ont été proposé aux employés de la Cyclofficine. Ces entretiens étaient optionnels et pouvaient être réalisés par 2 personnes de leur choix appartenant au collectif. Tous les employés ont acceptés la proposition. A la suite de l'entretien le trinome a rédigé un compte rendu écrit. Un retour au CA sur les bases de ces comptes rendus a été proposé lors de la réunion mensuelle.

Aline : c'était la première fois, donc c'est perfectible, l'idée était de faire un bilan de l'année écoulée, des perspectives, des problèmes éventuels

  • Retour sur l'entretien de Stephan réalisé avec Aline et Tilman.

Tilman : le compte-rendu par lui-même est une façon de communiquer par écrit, ce qui ne convient pas à Stéphane, qui préfére s'exprimer à l'oral. l'écrit est limitant, il enlève la forme, de plus on le résume, donc la fidélité du texte n'est peut-être pas totale. Le résultat du compte rendu écrit ne traduit pas à mon sens la façon dont il s'est exprimé.

Aline : parmi les choses intéressantes: le tableau noir fonctionne bien, prise de conscience de la nécessité de développer un livret bénévole

=> se reporter au compte rendu de l'entretien (disponible ?)

  • Retour sur l'entretien de Giuso réalisé avec Aline et Pierre.

Pierre : Raconte le CR de l'entretien de Giuso + Ce qui ressort c'est la pédagogie et l'interaction

Giuso : L'année 2015 est sans doute la dernière que je passe ici. SOuhait de redevenir bientôt bénévole pour ne pas devenir dinosaure.

  • Retour sur l'entretien de Tilman réalisé avec Aline et Severine?

Un entretien très efficace, concentration tout du long. Difficulté à communiquer sereinement et maintenir de la pédagogie dans une relation de clarté Essaimage à Noisy n'a pas trop plu Objectif 2015: Monter des formations d'ouverture d'atelier et atelier soudure.

Tilman : Le fait d'avoir des difficultés financières nous fait dire non à beaucoup de projets qui font l'âme de la cyclofficine

CR: Il aime l'autogestion mais l'autogestion le torture. Difficulté à transmettre le fait qu'un bénévole a un devoir d'engagement. Envie de faire une formation sur la gestion de conflit. Sujet à développer : communication aux adhérents et prestactions partenaires.

Chose à changer : Lié à la gestion financière, il faudrait un salarié en moins à Paris.

  • Commentaire sur le sujet des entretiens:

Tilman : Quand on a fait l'entretien, je ne savais pas qu'il a llait être présenté en public au CA. De toute façon si on le dit avant l'entretien, les réponses ne seront pas les mêmes

Galileo : l'entretien normalement n'est pas dévoilé

Jacques : sur les entretiens individuels : je n'ai pas l'habitude que les entretiens individuels soient divulgués. Le mode de fonctionnement est vraiment différent.

Pierre : l'entretien individuel est-il le bon, faut-il le doubler d'un entretien collectif ?

Un point est necessaire sur la gestion des congés avec et sans soldes: Pierre va faire un résumé des mails échangés et possibilités légales et un rappel de ce qui a été validé dans les précédent CA concernant les congés avec soldes.

A Fougères, on valide le poste informatique et la connection internet (validée) mais avec l'idée de conserver les liens entre les 2 ateliers.

Romain : est-ce que vous auriez envie d'effectuer des entretiens plus d'une fois par an ? Réponse : 1 c'est bien

Aline : Suite à tous ces entretiens, il ressort un problème de visibilité et de répartition des tâches des uns par rapport aux autres. Les informations ne circulent pas clairement, ce qui crée des mésententes. Il faudrait discuter de la délégation du travail pour que certaines journées soient mieux réparties pour être mieux visibles. Certains salariés ont demandé des formations, comment est-ce qu'on effectue un suivi, et les rend possible.

Tania : On peut le rattacher à un groupe de travail sur ces questions, qui pourra faire des propositions au CA

** Conclusion : Premier essai, des améliorations peuvent être apportées en particulier sur le retour au CA, à faire sous une forme peut être différente pour respecter une part plus importante de confidentialité. Giuso exprime sa volonté de quitter son poste de salarié d'ici un an environ.

** Décision prise : Maintien d'un entretien individuel par an. Élaboration d'une proposition de gestion des congés avec ou sans solde. Création d'un accès internet à Fougères. Réfléchir au départ de Giuso, suivre les demandes de formation des salariés

** Qui s'en charge : Proposition pour la gestion des congés : Pierre. Étude des possibilités pour l'accès internet de Fougères (OVH/Francilien) : Giuso. Réfléchir au départ de Giuso, suivre les demandes de formation des salariés : Groupe de travail

Projet courrier au réseau suite au vol de la caisse de Bonnard

* Topo : Le 20 janvier les caisses de l'atelier Bonnard ont été volées par la personne ayant réalisé la fermeture de l'Atelier. Cette personne a par la suite été identifié. Il a été choisi de ne pas échanger par mail sur ce sujet, dans l'espoir de réussir à contacter la personne ayant dérobé l'argent et d'échanger sur les raisons de ses actions. A ce jour le contact n'a pu être rétabli. Une plainte a été déposé afin de pouvoir faire fonctionner l'assurance. Une communication à l'ensemble du réseau est elle à envisager ? Si oui, doit on identifier clairement la personne dans le mail ?*

Aline : Beaucoup de réaction à chaud via mails, le dématérialisé n'est pas le bon outil pour en discuter

Tania : Parmi les propositions évoqués lors des échanges de mail, préférer le téléphone, ou ne pas désigner la personne concernée dans le mail.

Simon : est-ce qu'on a réussi à le contacter ?

Giuso : Non, des messages ont été envoyés

Alice : Laisser passer sans prévenir personne n'est pas non plus la solution

Giuso : La dernière version du mail me semble convenir, la solution téléphonique est compliquées car plus de 120 ateliers. J'ai pris la décision personnelle de contacter la personne qui nous l'a présenté, pour le prévenir. Il y a un risque de récidive, donc un mail reste nécessaire

Galileo : Prévenir tous les ateliers n'est peut-être pas nécessaire, mais plutôt téléphoner à ceux ou il est susceptible d'aller, et mail aux autres.

Tania : Pour ce genre de problème, c'est mieux d'en parler en CA physique, Finalement changé d'avis et plutôt pour des coups de tel voir modification aux mails

Tilman : je suis content qu'il y ait eu autant de retour par mail pour une fois. Je suis contre envoyer un mail sans son nom, car c'est inutile. Pour moi, je préfère carrément pas de mail, effectivement c'est un peu violent de le citer et de le marquer au fer rouge. Proposition : rien faire. Il y a les rencontres de l'Heureux Cyclage à faire dans 1 mois, l'info va circuler toute seule.

Romain : plutôt d'avis de Pierre, mais les remarques de Tilman me font évoluer sur la nécessité d'un mail sans nom. Peut-être qu'il faut se contenter du bouche à oreilles

Simon : J'étais plutôt pour le mail fer rouge, mais suite aux rencontres cela peut aller plus vite de vive voix.

Steph : Il ne faut pas qu'il puisse recommencer ailleurs, il faut que les autres saches qu'il y a un risque, quelle que soit la façon dont on informe

Aline : Je ne suis pas pour faire justice soi-même et qu'on le bannisse des autres ateliers. On ne connait pas toute son histoire, les 300 € qui reste par l'assurance valent bien le prix de sa dignité. J'aurais honte que la cyclofficine le dénonce par mail. Je serais pour ne rien faire. Le choix serait presque même pour le protéger

Steph : 350€ c'est ce qu'on risque de ne pas récupérer, mais c'est aussi des heures de boulot, du temps perdu.

Galileo : l'avantage de communiquer avec les autres, c'est qu'ils puissent prendre des mesures de précaution afin qu'il ne recommence pas, par exemple l'empêcher d'assurer des fermetures d'atelier.

Giuso : l'idée au début était d'écrire un mail avertissant d'une personne en particulier

Tilman : oui Grenoble a été averti, au même titre que Pantin et Ivry. On attend des nouvelles.

Romain : question pour la suite : quelles leçons on tire de cet événement?

Steph: on ne change rien au fonctionnement par contre la boite à lé a été fixée au mur

Pierre : le code a été change en haut, est-ce qu'on peut le connaitre ?

Giuso : Le code sera transmis à ceux qui assureront l'ouverture

** Conclusion : Consensus : aucun mail ne sera envoyé par respect pour la personne concernée.

** Décision prise : Changement du code de la boite à clé de Fougères, le code sera transmis si nécessaire.

** Qui s'en charge : Transmission du code : les salariés ?

Renouvellement contrat de Tilman

Topo: Le contrat de Tilman arrivait à échéance le 15 janvier, personne ne s'étant préoccupé du renouvellement, Tilman s'en est chargé seul. Pierre a signé les documents considérant l'emploi de Tilman comme validé dans la durée

Aline : bravo, Tilman a été prolongé

Tilman : Peut-être un côté provoque dans le fait de m'auto renouveler, j'en ai informé quelques personnes, d'autres étaient également au courant du renouvellement. Il n'y a eu aucun garde-fou dans l'histoire à part moi. Dans l'optique de mon embauche, on peut comprendre que le CDD de 12 mois était renouvelable, et puis pris dans l'urgence car les démarches à effectuer ont été envoyées sur la boite mail de Giampiero. Cela fait partie des choses que je fais mal parfois.

Pierre: Aveu de carence du collectif, groupe gestion humaine des ressources, j'ai signé car j'avais cru comprendre que la présence de Tilman n'était pas remise en cause (aucune information dans ce sens ne m'était arrivée, mais en même temps aucune discussion initiée) Du moins la présentation de la demande de prolongation montrait la volonté de Tilman de poursuivre.

Aline: on aurait pu demander à Tilman s'il voulait poursuivre, l'aveu de faiblesse du collectif ne suffit pas, il doit amener à une remise en cause personnelle.

** Conclusion : Cette affaire ne s'est pas déroulée conformément au fonctionnement de l'association

** Décision prise : Réfléchir en avance à la gestion humaine des ressources pour ne pas être pris au dépourvu

** Qui s'en charge : Réfléchir en avance à la gestion humaine des ressources pour ne pas être pris au dépourvu : Groupe de travail ?

AG et démarche admin

Rappel Présentation des Status 7 février

** Décision prise : Envoi d'un mail d'invitation

** Qui s'en charge : Envoi d'un mail d'invitation : Tania

Programmation AG 2014 pour validation des nouveaux statuts / Qui fait quoi ?

  • Rapport d'activité

  • Rapport financier

  • Mail et logistique journée

** Décision prise : Date de l'AG fixée au 29 mars.

** Qui s'en charge : Rapport d'activité : ? Rapport financier : ? Mail et logistique de la journée : ?

Dépôt statuts en préfecture?

** Conclusion : Il s'agit de dépose le nouveau, bureau, compte-tenu du délai de traitement et de la date proche de la prochaine AG avec renouvellement du bureau (collégiale, cela n'est pas nécessaire)

** Décision prise : Pas de dépôt en préfecture avant l'AG

Changement de nom de la cyclofficine

Tilman : c’est un test de ma part, de mettre un point provoc à l'ordre du jour afin de mettre en avant le fait qu'on prend des décisions qu’on remet en cause trop rapidement, on se répète, il faut faire attention.

Pierre : Effectivement, on peut avoir l’impression de tâtonner et de trop remettre en question des décisions prises préalablement, mais c’est normal, on en est encore qu’au début du projet, on cherche, on expérimente, certains choses fonctionnent, d’autre pas. Le besoin de stabilité est compréhensible mais il ne doit pas nous empêcher de bouger et d’avancer.

** Conclusion : Il faut un meilleur suivi des décisions prises en CA et de leur exécution.

** Décision prise : Aucune. (Proposition ultérieure : création d'un tableau de suivi des décisions et de leur exécution.

** Qui s'en charge : création d'un tableau de suivi des décisions et de leur exécution : Tania/Pierre)

Organisation : point étape sur les actions CycloSous

Flyer Copro et Enteprises à valider pour envoi lundi

Présentation des flyers.

Aline : Manque la féminisation. Donc on symétrise. On confirme le terme employé-e.

Pierre Lien vers la page du site : "exemple de devis à 500€"

** Conclusion : Les flyers conviennent mais manque féminisation, à ajouter, et renvoi vers le site

** Décision prise : Féminisation et renvoi vers le site à ajouter

** Qui s'en charge : Féminisation et renvoi vers le site à ajouter : Tania et Pierre. Envoi des flyers : Tania / SItes : Tania et Giuso

Bilan CycloBouffe

Giuso: ca a été un succès ça a plu à tout le monde, ça permet de faire rentrer 250-300€ pour une demi-journée de travail à deux. Possibilité de le refaire régulièrement.

** Conclusion : Expérience réussie

** Décision prise : Renouvellement si possible

** Qui s'en charge : Giuso ?

Point d'avancement dossier sub bénévole

La rédaction a été effectuée jeudi matin, la partie budget sera effectuée vendredi

** Qui s'en charge : Alice, Aline, Tilman, Pierre

Comment concrétiser l'action des groupes de travail ?

Possibilité dossier Sub COP21

Tilman : il semblerait que beaucoup de fonds soit disponibles, ce serait bien de déposer quelque chose. Motivé pour s'en occuper

Planning

Tilman : le prochain atelier de rue est le 28 février, puis le 14 mars. Deux samedi. Il faudrait des bénévoles pour soit l'atelier de rue soit les ouvertures d'atelier. JE suis souvent le fusible, et comme ça tombe pendant les rencontres, j'aimerai bien qu'on puisse prévoir la présence de bénévoles en avance, afin de ne pas être empêché d'y aller et au final se retrouver avec 3 bénévoles.

Giuso : Je propose d'aller à Bagnolet.

Aline : On a voté la fermeture des ateliers fixes pendant les rencontres de l'heureux cyclage.

Tania : comment on gère les inscriptions aux futurs ateliers à venir, est-ce qu'on fait un grésille?

Aline : Il vaut mieux privilégier le wiki

Tilman : Le wiki il faut y passer un jour sinon on va toujours utiliser un palliatif. On aura pas la visibilité qu'on souhaite sur la disponibilité de tout le bénévolat, des gens vont abandonner en cours d'inscription car pas simple de prime abord avec le wiki. Aline : On peut partir du principe que les formations à l'outil informatique vont continuer jusqu'à mai

Tania : je veux bien doubler du grésille sur le wiki

Tilman Tant qu'à faire, je vais centraliser sur le wiki

Pierre : automatiser l'inscription wiki lors de l'adhésion ?

** Conclusion : Il faut privilégier le wiki

** Décision prise : Si on fait des grésille, centralisation des participants sur le wiki

** Qui s'en charge : centralisation des participants sur le wiki : Tilman. Inscription du wiki verts tableau d'atelier : (animateurs d'ateliers (cf CA de janvier)

bourse aux vélos asnières

** Décision prise : Validé, prix de vente libre

** Qui s'en charge : ?

apéro braderie vendredi 13 février

Ca serait à Fougères après l'ouverture de l'atelier.

** Décision prise : Validé

** Qui s'en charge : Tilman, Giuso

QSB11

Il veulent organiser plusieurs ateliers mais on ne sait pas encore s'ils seront gratuits et payants.

** Décision prise : Validé, mais un atelier gratuit seulement

** Qui s'en charge :

petite rockette

semaine du DD, d-day mairie 12ème

** Décision prise : Validé, atelier gratuit

** Qui s'en charge : ?

Evénement et Prestactions pour info

  • Berges Seine

Activités sur les berges de Seine pendant les vacances de pâques, un atelier par jour du 18 avril au 3 mai, par Mairie de Paris.

Aline : On propose à Ivry et Pantin de partager des prestations car les ateliers ont lieu toute la semaine.

** Décision prise : Validé, proposition à Pantin et Ivry

** Qui s'en charge : Ateliers : ? / proposition à Pantin et Ivry : ?

  • Partenariat Emmaüs

Tilman : Appel à projet qui font partie des ateliers CUCS , partenariat local du quartier Saint Blaise, on a déjà récupéré des vélos chez eux, on va en récupérer davantage. Demande qu'une info sur la cyclofficine soit diffusée de manière permanente sur le site d'emmaüs.

**Décision prise : Validation du partenariat, demande d'info sur la cyclo sur leur site

** Qui s'en charge : Validation du partenariat, demande d'info sur la cyclo sur leur site : Tilman

  • Autres ?

Stéphane et Alice ont commencé à faire des fiches bénévoles qui sont à compléter.

Tous : Bravo !

Rencontre de l'Heureux Cyclage / suite

Un sondage grésille a été diffusé, il faut s'inscrire individuellement en remplissant le formulaire sur le site de l'heureux cyclage.