CUCS et VVV 2014

Je me suis engagée à effectuer les bilans financiers des CUCS et VVV 2014. Ce n'est pas encore fait car j'avais besoin des compte de résultat et bilan comptable 2014 de l'association et d'un point sur le nombre des activités pour le faire.

Sans ça j'aurais pu faire des bilans provisoires, qu'il aurait fallu rectifier après clôture de la comptabilité. Là, ils seront définitifs et vous serez tranquilles.

Martin a fait le point sur les activités les jours passés et j'ai achevé les documents documents comptables ce matin, donc je devrais pouvoir le faire assez vite.

Pour rappel : un exemplaire papier signé du bilan d'action VVV devra être envoyé à la préfecture avant juin 2015.

Severine, le 
Plan de trésorerie et budget prévisionnel 2015

Difficile à établir avec précision sans connaître les montants des subventions CUCS et VVV demandées pour 2015.

Le problème dans ce domaine, comme avec toutes les tâches administratives, c'est que plusieurs documents/tâches sont lié-e-s, en cascade.

Les documents comptables 2014 étant faits, je suis déjà un peu plus avancée. Je vais donc tenter de faire le budget prévisionnel et le plan de trésorerie aujourd'hui quand même, sans connaître le montant des subventions CUCS et VVV demandées, en mettant des montants au pif.

Quand les dossiers CUCS et VVV 2015 seront faits, il faudra modifier ces deux documents avec les bons montants de subventions demandées.

Severine, le 
Suite traitement arrêt Nicolas

Là aussi les choses fonctionnent en cascade, plusieurs tâches étant imbriquées.

Ainsi, ne pas avoir pu effectuer le dossier de demande de remboursement auprès d'AG2R pour la période 1, n'a pas permis l'enregistrement de ce produit 2014 dans la comptabilité 2014 avant clôture.

Par ailleurs, le fait que l'attestation de salaire de la période 2 ne soit pas réalisée empêche la réalisation correcte des fiches de paye de Nicolas, donc également celle des déclarations de cotisations sociales. Ce qui entraînera de devoir faire des régularisations. Et ainsi de suite.

Je ne sais pas quoi faire. A mon niveau je suis bloquée.

Severine, le 
Bilan subventions Région (investissement et fonctionnement) et Syctom 2013 et 2014

Le bilan de ces subventions couvrait une période qui s'arrêtait en septembre 2014, date de la rencontre avec les représentant-e-s de ces institutions.

J'ai complété ces bilans en intégrant les informations 2014 jusqu'au 31 décembre. Ce sera plus simple pour vous de reprendre à partr d'une nouvelle année complète.

Je les enverrai à nos contacts en même temps que les documents comptables 2014 de l'association après la validation de l'AG.

Pour ce qui est des demandes de remboursement auprès de la Région, les 3è demandes en investissement et en fonctionnement sont quasiment prêtes à l'envoi. Elles couvrent la période fin 2013 et 2014 pour le matériel, fin 2014 et début 2015 pour les salaires.

Severine, le 
Prestataires comptabilité et paye

Tilman à Paris et Paul et Thomas à Pantin ont avancé. Voir avec eux.

Pour rappel : la fin de mon contrat est fixé au 30 avril, mais je serai en congés à partir du 8 avril.

Je pourrai donc faire les fiches de paye de mars et les déclarations de cotisations du premier trimestre début avril.

Je ne pourrai pas faire les fiches de paye d'avril.

Je pourrai effectuer les corrections des fiches de paye actuelles pour que les déclarations de cotisations soient correctes, si l'attestation de salaire pour la période 2 de l'arrêt est faite rapidement et que la sécu verse avant début avril. Si non, il faudra voir avec le prestataire pour les régularisations.

Severine, le 

Quand ?

Le premier mardi de chaque mois de 19h30 à 21h30.

Où ?

À l’atelier de Ivry-Port.

Quoi ?

Un Réunion mensuelle d’autogestion pour s’autogérer.

Ordre du jour

Fonctionnement, gestion humaine des ressources

  • modalités de départ de Séverine
  • Répartition des tâches pour assurer la continuité de ce qui était fait par Séverine et éviter de surchager le-s salarié-e-s : qui fait quoi ?
  • service civique : diffusion de l'annonce et qui gère le choix
  • retour de Nicolas : tout va bien ?
  • anticipation de la fin de CDD de Martin en mai + retour sur entretien de début d'année
  • Plan de trésorerie, perspectives pour le passage en 35h de Martin
  • Suite traitement arrêt Nicolas : fin de période 1 (arrêt total) et période 2 (mi-temps thérapeutique). Cf. courriel sur ivry.ca@

Gestion atelier

  • Nouvelle feuille entrée/sorties de vélos , se décider
  • Rappel de l'existence de la feuille de temps de travail bénévole créée par Daniel

Administration

  • Préparation de l'AG: convocation, rapports d'activité, moral, financier.
  • Journée statuts inter-cyclo le 7 février: validation des nouveaux statuts.
  • Dossier fondation de France , bilan après un an d'ouverture d'atelier
  • Envoyer une copie du contrat d'assurance à la mairie
  • Prestataires comptabilité et paye

Activités

  • Bourse aux vélo Alfortville avec MDB le 07 mars !!!
  • Ateliers Berges de Seine du 18 avril au 3 mai
  • Ateliers à Chevilly la rue (atelier pendant brocante de la ville) le 28/06 et le 11/10
  • atelier Joinville le Pont 30 mai ou 06 juin ?
  • bourse aux vélo avril
  • créez un profil par atelier sur cet outil? :http://www.citycle.com/professionel-velo
  • bilan sur les ouvertures bénévoles de mardi. On change de jour de réunion mensuelle ou supprime une ouverture bénévole par mois?

Partenariats

  • Convention avec la ferme des meuniers (Théo Rabier)
  • Convention Partage ta rue
  • Rencontres de L'Heureux Cyclage
  • Repair Cafe
  • appel à projet région COP 21
  • VVV/ CUCS
  • projet de quartier Espace Les Monis à Vitry sur Seine (Nawel Jabri)
  • Alternatiba - tour à vélo des alteratives d'Ivry le 14 mars. Escale à la Cyclo? Festival artistique alternatif le 27 juin: besoin de vélos porteurs, tandems... Un atelier de rue à la place du marché de Vitry le 20 juin.
  • Bilan subventions Région et Syctom

Compte rendu

Fonctionnement, gestion humaine des ressources

  • Modalités de départ de Séverine et répartition des tâches pour assurer la continuité de ce qui était fait par Séverine et éviter de surchager le-s salarié-e-s : qui fait quoi ? Voir les commentaires de Séverine ci contre. Le boulot de transmission a été fait. Après il faudra apprendre en faisant. Il a été émis l'hypothèse que Séverine reste bénévoles quelques temps sur les feuilles de paie. A vérifier. Le siège social toujours domicilié chez Séverine. On fera le changement après la prochaine AG.

  • Service civique : diffusion de l'annonce et qui gère le choix ? Una et Stéphane se coordonnent pour assurer la réponse aux candidats et faire le choix. On peut prendre comme critère le fait de mentionner le vélo et l'implication dans le monde associatif, la proximité, . Nico peut donner un coup de main pour les entretiens.

  • Retour de Nicolas : tout va bien ? Oui. Nicolas dit être content d'être revenu.

  • Anticipation de la fin de CDD de Martin en mai + retour sur entretien de début d'année Le contrat court jusqu'au 4 mai. Martin est ok pour être renouvelé un an. Paul et Romain s'occupe de prendre contact avec Pole Emploi pour connaitre la marche à suivre.

  • Plan de trésorerie, perspectives pour le passage en 35h de Martin Séverine a mis en évidence que le plan de trésorerie ne permet pas forcément un passage à 35h. Martin a réfléchis et ne souhaite pas particulièrement passer à 35h. On en profite pour dire que lundi soir prochain on fait un point trésorerie où on pourra aborder en détail ces questions. Alerte sur le trou de tréso en l'état actuel des activités.

  • Suite traitement arrêt Nicolas : fin de période 1 (arrêt total) et période 2 (mi-temps thérapeutique). Cf. courriel sur ivry.ca@ Martin se dit ok pour gérer ce dossier. Romain fait remarquer que si Martin gère ce dossier, il y a des choses à coté qu'il ne gèrera pas et il faut en être conscient.

GESTION INDIVIDUELLE

  • Nouvelle feuille entrée/sorties de vélos, se décider. Il faut choisir entre l'ancienne et la nouvelle feuille, qui a plus d'espace pour noter des détails (par ex : dons de particuliers, récolte, etc). Une ou deux feuilles (entrée/sortie)? Quel type d'acheteur? Quel type de vélo? Choix final : deux feuilles, parce que c'est plus lisible sur format paysage.

  • Rappel de l'existence de la feuille de temps de travail bénévole créée par Daniel Elle est dans la cuisine. Daniel rappelle qu'il est important de valoriser cela, et donc qu'il faut remplir le la grille et le dossier.

Administration

  • Préparation de l'AG : convocation, rapports d'activité, moral, financier. Romain fait la convoc, le rapport d'activité avec Una. Una et Stéphane le rapport moral. Le rapport financier sera prêt d'ici là.

  • Journée statuts inter-cyclo le 7 février: validation des nouveaux statuts : passer en collégiale pour avoir un groupe de personnes toutes autant responsables de l'association. 14-18 ans : peuvent adhérer sans décharge de leurs parents? Perte et suspension de qualité de membre de l'association? Collégiale : entre 4 et 16 personnes dont 1/4 peuvent être des salariés - élus tous les ans comme des administrateurs, obligation de participer à la vie de l'association ; mais maintien de l'ouverture pour ceux qui ne font pas partie de la collégiale. Recherche de consensus, mais sinon vote à la majorité. Il peut y avoir des votes électroniques. Cooptation ou élection possible dans la collégiale - ou exclusion en cas de non-présence non-justifiée. Signature du chéquier? aujourd'hui Una et Martin; dans les nouveaux statuts ce serait 2 membres de la collégiale + 2 employés. Règlement intérieur à préciser par chaque association = agrandir la charte, que tout le monde l'ait à sa disposition.

  • Dossier fondation de France , bilan après un an d'ouverture d'atelier : Martin, Romain (rapport d'évaluation pour obtenir les 5000 euros restants - mai 2013-mai2014: modèle durable économiquement).

  • Envoyer une copie du contrat d'assurance à la mairie

  • Prestataires comptabilité et paye: Tilman et Paul ont commencé à faire un groupe pour rechercher des prestataires. Ce serait plus intéressant si les 3 cyclo le faisaient en même temps. Il faut un.e comptable habitué.e à traiter avec les assos. Autant se greffer à la personne que Paul et Tilman trouvent.

Activités

  • Ouverture bénévole le mardi soir Ca continue ! Il faut communiquer plus : site internet, wiki et facebook. Cela implique de changer de jour. Prévoir le journal Ivry ma ville. Du coup on déplacerait la réunion mensuelle le lundi. Il y a de la comm'. Actualisation de la liste de diffusion à faire d'urgence: Daniel, Romain et Jessica.

  • Bourse aux vélo Alfortville avec MDB le 07 mars Honnêtement, on s'est raté en interne en termes de communication. On avait perdu de vue l'événement. Una est dispo le matin, avec Paul. Martin peut assurer l'après-midi, avec une aide éventuelle de Nicolas. Avant, on va voir ce qui est attendu par l'équipe locale pour éventuellement économiser des forces.

  • Ateliers Berges de Seine du 18 avril au 3 mai : cyclo de Paris propose de faire des ateliers pendant 2 semaines tous les jours sauf le lundi sur les berges de Seine fermées à la circulation automobile. Combien d'ateliers est-ce qu'on serait prêts à faire sur toute la période? 1 par semaine,voire 2. "Prestaxtion" normalement = 500 euros la journée. 14-18h. La cyclo de Paris signerait le contrat et payerait. On attends leur retour

  • Ateliers à Chevilly la rue (atelier pendant brocante de la ville) le 28/06 et le 11/10 : Martin leur répond, fait le devis, etc.

  • atelier Joinville le Pont 30 mai ou 06 juin ? Petit atelier à côté d'une école pendant la bourse aux vélos. Bénévole jusqu'à présent. Pas de garantie qu'on soit financés par la ville pour venir. Le 30 mai, c'est déjà le festival de l'eau. Le 6 juin, tombe pendant la vélorution. Est-ce qu'on a vraiment envie d'y aller? Contact qu'il ne faut pas perdre. On peut les renvoyer soit vers Montreuil/ soit vers Simon, à Arcueil/soit Paris, en leur disant de garder le 11 avril. L'année d'après, il faut s'organiser mieux pour avoir une garantie de financement. Romain la recontacte.

  • bourse aux vélo avril - w-e du 11-12 avril ; atelier à Choisy-le-Roy + atelier à Ivry + bourse aux vélos - atelier de rue = 15h30. Bourse dimanche 12 avril : service du Conseil Général OK pour le parc - il faut juste repasser le voir pour être sûr qu'ils ont bien mis les choses de côté (passer plusieurs fois) : 2 tables, 10 chaises, barnum et barrières. Reprendre la même affiche que l'an passé - commencer à distribuer 2 semaines en avances + com' mairie sur le site + impression et affichage. Stéphane fait l'affiche. Daniel peut les imprimer en A3 à son bureau (une cinquantaine de chaque). Affichage : les Ivryiens. Bien regarder la fiche pour bien la remplir. Cyclofficine doit-elle vendre ou non des vélos à la bourse aux vélos? C'est une bonne occasion de liquider des vélos - et de se faire de l'argent / mais ça concurrence les gens qui viennent à la bourse. Argument local : bourses ouvertes aux particuliers, non aux professionnels; on ne doit vendre qu'aux adhérents. Est-ce qu'on le fait, en sachant que c'est pas très légal?
    Il y a toujours plus d'acheteurs que de vendeurs. Autant mettre les prix au même niveau que les autres vendeurs et essayer d'en vendre au maximum.

  • créez un profil par atelier sur cet outil? :http://www.citycle.com/professionel-velo Non traité

  • vente de vélo Nicolas propose une vente des plus vieux vélos qui sont à l'arrière : Forum Tonton Vélo - 9e, pour les vendre et s'en débarrasser dans l'état. Vélos très intéressants pour les collectionneurs/passionnés mais pas pour les acheteurs d'Ivry. Il y en a au moins 6.

Partenariats

  • Convention avec la ferme des meuniers (Théo Rabier) Ferme pédagogique à Villeneuve le Roi sur 8ha. On a fait une activité chez eux l'an passé. Des activités en ce moment de type "repair café" : les samedi de la dépanne. Une centaine de bénévoles. La ferme voudrait bien développer la dépanne "vélo" au sein de leur ferme. Pour cela, ils aimeraient bien venir de temps en temps pour apprendre. On est ok. On voit comment on fait et on leur répond. On fait confiance à Martin, Séverine et Nicolas pour le mode de faire et la convention.

  • Convention Partage ta rue : vélo-école de Créteil ça y est c'est signé.

  • Rencontres de L'Heureux Cyclage : Romain vice-président; Aline présidente; Pierre (de Paris) dans le CA, et Marion (d'Angoulême). Romain aussi co-porte parole.

  • Repair Cafe : collectif 3R - pas encore de date et de lieu, cherchent des assoc pour pouvoir organiser leur événement. Cherchent encore électronique (p-ê à Vitry, lab). Evénement non financé - on attend des précisions. Adresse perso de Paul, mais sinon ivry@cyclocoop.org - Avril/Mai/Juin

  • Appel à projet région COP 21 Personne n'a regadé.

  • VVV/ CUCS: dates pas encore choisies.

  • Projet de quartier Espace Les Monis à Vitry sur Seine (Nawel Jabri). Elle était intéressée pour venir pendant les ateliers classiques avec 2 enfants/ 1 vélo. Elle aurait voulu savoir si c'était possible d'inclure son quartier dans les CUCS. Mais ça paraît un peu compliqué si elle ne trouve pas les budgets de son côté. Les CUCS doivent être dans Ivry; ailleurs, les autres doivent déposer le projet eux-mêmes, et la cyclo leur facture (cf. Noisy-le-Sec).

Alternatiba - tour à vélo des alternatives d'Ivry le 14 mars. Escale à la Cyclo? Festival artistique alternatif le 27 juin: besoin de vélos porteurs, tandems... Un atelier de rue à la place du marché de Vitry le 20 juin.

OK

  • Bilan subventions Région et Syctom A traiter dans le cadre du point compta.

  • Visite de Monsieur PRAT, adjoint à la mairie d'Ivry. Ok pour un local plus grand si opportunité. Besoin évalué à 100m². Aimerait voir avec la SADEV.