Quand ?

Le premier lundi de chaque mois de 19h30 à 21h30. EXCEPTIONNEL EN AVRIL C'EST LE LUNDI 13 ET PAS LE LUNDI 6 CAR C'EST UN JOUR FERIE

Où ?

À l’atelier de Ivry-Port.

Quoi ?

Un Réunion mensuelle d’autogestion pour s’autogérer.

Ordre du jour

Fonctionnement, gestion humaine des ressources

  • point "salariat" suite au retour de Nicolas : tout va bien ? quelle organisation des tâches entre les salariés ? avec les bénévoles ?
  • service civique : bienvenue !
  • anticipation de la fin de CDD de Martin en mai
  • Plan de trésorerie : points d'alertes ?
  • Gestion de la prolongation du mi temps thérapeutique de Nicolas.
  • Formation Pédagogie de L'Heureux Cyclage. Qui y va ? Qui fait le suivi pour le remboursement par Uniformation (Ludo de L'Heureux Cyclage a indiqué que pour les CUI CAE la demande de remboursement à faire auprès d'Uniformation doit concerner toutes les formations que le salarié fera dans l'année, et pas une par une comme c'était le cas).

Administration

  • Gestion de la paye et de la comptabilité (à ce sujet voir [la réunion qui s'est tenue le 26/03 avec les trois cyclofficines ->http://3615.cyclocoop.org/Agenda/2015/03/25/18h00-20h00/point_compta/]

PAYE : l'URSAFF a mis en place un outil assez complet, simple et gratuit qui a l'assentiment de tout le monde au sein des trois Cyclofficine. Ca s'appelle le Cheque Emploi Association. Tout le monde est ok pour passer par ce service ? (Romain oui). Qui se charge du suivi ?

COMPTABILITE : la cyclo de Paris essaie de prendre en charge sa compta en interne grâce à un soutien bénévole. Celui ci pourrait peut être concerner les trois assos mais ce n'est pas certain. Pantin réfléchit.

Et Ivry ?
On peut distinguer la prise en charge intégrale de la compta ou simplement la vérification et établissement des documents de fin d'année. A partir de là on peut faire des devis comparables (aujourd'hui ceux recoltés par Romain sont difficiles à comparer car la prestation ne semble pas être la même et les prix aller du simple au quadruple).

  • Validation du changement de l'adresse de l'association, aujourd'hui chez Séverine et demain à l'atelier. Il y a besoin d'une validation formelle pour la démarche administrative. Ca veut dire le valider, l'écrire dans le compte rendu, le signer et l'envoyer au service concerné (cf demande précédente qui nous avait été renvoyé avec le contact du service à qui envoyer la demande).

  • Suites de l'AG: Signature du PV, envoi à la préfecture de la liste des membres de la collégiale Anticiper qui portera la signature pour les documents financiers (pour rappel 2 salariés et 2 administrateurs max) en sachant que c'est moins urgent car il faut attendre le retour de la prefecture avant de faire la démarche auprès de la banque.

  • Composition de la liste de discussion CA. Romain propose de faire un ménage dans la liste ivry.ca qui comporte 18 abonnés pour seulement 8 membres de la collégiale... En plus des membres de la collégiale, il y a (hormis Séverine), des personnes hors collégiale mais étant impliqué historiquement dans le projet et qui veulent continuer à suivre (Arnaud Walbecq), des bénévoles qui ont pu être membres du CA, mais qui ne participent pas aux échanges (Thong * 2,Shems, Nguyen), des doublons (3 Una : @gmail @googlemail @cyclocoop) et des adresses non identifiées : ar presdui et ramdual. Vote : quelles adresses peut on ôter de la liste ?

Des personnes souhaitent elle être responsables des outils informatiques de communication : adresse ivry@cyclocoop , liste ca et liste bénévole.

Activités

  • Dans l'atelier -- apéro démontage et soirées bénévoles : tout roule ?
  • hors les murs : -- retour sur la bourse aux vélos -- voir le calendrier du wiki (mis à jour ?) -- fête de la ville d'Ivry : il faut définir notre actions et prévenir le service "vie associative". Les années passées, on fermait l'atelier le samedi et on faisait atelier de rue le samedi après midi à minima. On peut faire des horaires plus larges selon les forces vives (samedi matin, dimanche).

Partenariats

  • Recup' de vélos // Aménagement du bureau
  • Convention avec la ferme des meuniers (Théo Rabier)
  • appel à projet région COP 21 (Romain), la Cyclofficine de Paris a déposé un dossier pour les trois Cyclofficines.
  • VVV/ CUCS : dossiers déposés
  • projet de quartier Espace Les Monis à Vitry sur Seine (Nawel Jabri)
  • créez un profil par atelier sur cet outil? :http://www.citycle.com/professionel-velo
  • M. Levasseur (prof EPS College Romain Rolland) et ses élèves (discussion avec Nico ou Martin et mail)
  • Conseil des jeunes de L'Hay les Roses (mail à ivry@cyclocoop.org le 03/04).

Compte rendu

Présent-e-s

Daniel David Paul Martin Nicolas Shems Jessica Una Julm (pour la formation informatique au début)

Fonctionnement, gestion humaine des ressources

  • point "salariat" suite au retour de Nicolas : tout va bien ? quelle organisation des tâches entre les salariés ? avec les bénévoles ? Le retour de Nicolas se passe bien. Mi-temps thérapeutique jusqu’à fin mai. Martin s'occupe de remplir le dossier pour la prolongation du mi temps thérapeutique (attestation à télécharger).

Tant que Nico est en mi-temps il se charge des ouvertures mais quand il reviendra en plein temps il prendra plus de tâches administratives. Nico et David se proposent d'envoyer des mails hebdomadaires d'appels à bénévoles. Nico centralise les infos et les mettent sur le wiki et sur le tableau à l'atelier. Una et Nico écrivent en envoient un newsletter mensuel. Martin, Daniel et Paul mettent les évènements sur le wiki. Martin et Nico se chargent de la banque.

  • service civique Mehdi et Ségolène ont refusé (ils ont trouvé d'autres stages/ boulots). Una continue de suivre le dossier pour voir s'il est possible de faire un SC ou si le deadline est passé. Hugo (bénévole) serait motivé pour faire un SC à partir de septembre.

  • anticipation de la fin de CDD de Martin en mai Paul et Martin finalisent la reconduction du contrat de Martin pour 6 mois. Le financement a baissé : entre 60 % et 70 % (c'était 95 % avant).

  • Plan de trésorerie : points d'alertes ? A surveiller car risque de trous dans l'année, actualiser le budget previsionnel regulièrement.

  • Formation Pédagogie de L'Heureux Cyclage. David et Martin y vont. Martin voit avec Romain/ Ludo pour le remboursement par Uniformation (Ludo de L'Heureux Cyclage a indiqué que pour les CUI CAE la demande de remboursement à faire auprès d'Uniformation doit concerner toutes les formations que le salarié fera dans l'année, et pas une par une comme c'était le cas).

Administration

  • Gestion de la paye et de la comptabilité (à ce sujet voir [la réunion qui s'est tenue le 26/03 avec les trois cyclofficines ->http://3615.cyclocoop.org/Agenda/2015/03/25/18h00-20h00/point_compta/]

PAYE : l'URSAFF a mis en place un outil assez complet, simple et gratuit qui a l'assentiment de tout le monde au sein des trois Cyclofficine. Ca s'appelle le Chèque Emploi Association. Tout le monde est ok pour passer par ce service. Paul et Martin se chargent du suivi.

COMPTABILITE : Shems et David proposent des contacts compta. Nico propose de faire un appel sur la liste diff car il se rappelle qu'au début de la cyclo il y avait des personnes parmi nos adhérent-e-s qui proposaient de faire la compta bénévolement. On le mettra dans le prochain cyclolettre (Nico et Una). Sinon tout le monde est ok pour un prestataire.

  • La collégiale valide le changement de l'adresse de l'association au 6 boulevard de Brandebourg, Ivry sur Seine 94200. Una voit avec Romain pour la signature et l'envoi au service concerné.Validation du changement de l'adresse de l'association, aujourd'hui chez Séverine et demain à l'atelier.

  • Suites de l'AG: Signature du PV, envoi à la préfecture de la liste des membres de la collégiale. Martin s'en occupe (il voit avec Romain). Anticiper qui portera la signature pour les documents financiers (pour rappel 2 salariés et 2 administrateurs max) en sachant que c'est moins urgent car il faut attendre le retour de la préfecture avant de faire la démarche auprès de la banque. On attend le mois prochain mais on décide déjà que Martin et Nico seront signataires.

  • Composition de la liste de discussion CA. Tou-te-s ensemble on a fait un ménage dans la liste ivry.ca qui comportait 18 abonné-e-s pour seulement 8 membres de la collégiale. Maintenant seulement les membres de la collégiale y sont, et Séverine. Una fait un tri des listes en erreur sur la liste ivry info.

Activités

  • Dans l'atelier -- apéro démontage et soirées bénévoles : tout roule Difficultés à avoir des bénévoles réguliers à l'atelier de mardi. Il faut toujours rappeler que ces des sessions tournent uniquement grâce aux bénévoles et qu'on a besoin des bénévoles pour les séances de jeudi et samedi aussi. Il commence à avoir du monde aux séances bénévoles de mardi. On trouve que les apéro marchent bien en règle générale. Nico pense qu'il faut faire plus de comm pour les apéro démontage – des flyers. Bien insister sur les apéro dans la cyclolettre.

  • hors les murs : --voir le calendrier du wiki (Martin s'en occupe) -- fête de la ville d'Ivry 16- 17 mai : Martin va prévenir le service "vie associative". On ferme l'atelier fixe samedi et on affiche qu'on est à Ivry en fête de 14h à 18h. Dimanche on sera peut-être présent pour faire de la comm sans atelier, sous réserve de participation bénévole. On propose de faire un atelier à minima pour faire plus de communication et faire connaître l'atelier. Proposer de refaire une bannière pour être plus visible. Una et Jessica vont essayer de refaire des bannières/ banderoles.

-- retour sur la bourse aux vélos C'était super ! Il a fait beau. On a des coups de soleil. On était 10 bénévoles et 4 ami-e-s d'Alfortville sont venu-e-s pour faire le gravage. 80 vélos vendus dans la bonne humeur dont 15 de la Cyclo. On a fait beaucoup d'argent.

Partenariats

  • Recup' de vélos Vélorution Bastille propose de nous donner des vélos qui sont en bon état. Martin hésite car on a encore des problèmes de stockage. Mais ces vélos cont en bon état en partiront rapidement. Paul et Martin veulent bien aller en chercher une dizaine et des pneus de 28 pouces à l'atelier Vélorution Bastille (ils en ont trop).

  • Aménagement du bureau Nico y travaille quand il a le temps (quand c'est pas trop chargé à l'atelier). Il a récupéré le PC de Stéphane et l'installe dans le coin bureau. Una recontacte la mairie par rapport au lieu de stockage (lettre envoyée par Stéphane).

  • Convention avec la ferme des meuniers (Théo Rabier) Nico termine la convention. On les invite jeudi et ils peuvent signer la convention a ce moment là. Ils veulent venir pendant les ouvertures et les apéro montage pour apprendre à bricoler et voir comment l'atelier est organisé (pour en monter un à la ferme). Tout est précisé dans la convention.

  • appel à projet région COP 21 (Romain), la Cyclofficine de Paris a déposé un dossier pour les trois Cyclofficines. OK on attend plus d'infos.

  • VVV/ CUCS : dossiers déposés On aura la réponse pour ler juin. Dans le dossier les activités commencent le 20 avril. Martin a fait un planning prévisionnel.

  • projet de quartier Espace Les Monis à Vitry sur Seine (Nawel Jabri) Elle n'est pas venue à la réunion.

  • créez un profil par atelier sur cet outil? :http://www.citycle.com/professionel-velo On ira voir le site mais à priori ça ne nous inspire pas trop !

  • M. Levasseur (prof EPS College Romain Rolland) et ses élèves (discussion avec Nico ou Martin et mail) Toujours pas de nouvelles, il doit nous recontacter.

  • Conseil des jeunes de L'Hay les Roses (mail à ivry@cyclocoop.org le 03/04). Paul leur répond. On demande des compléments d'infos. On dit qu'on est intéressé-e-s et on demande s'il y un budget.