Quand ?

Le premier jeudi du mois 19h30 - 21h30

Où ?

À l'atelier de Saint-Blaise.

Quoi ?

Réunion mensuelle d’autogestion.

Qui ?

j’en suis !
11/14 (78%) : Tania, Giuso, ?Alice, ?Galileo, Aline, Pierre, ?JeanLouis, Stef, ?Francois, ?Caroline, ?Simon
sans moi =(
3/14 (21%) : Romain, serghei, ?Coline

Ordre du jour

Gestion humaine des ressources / Gouvernement

  • Rupture conventionnelle du contrat de giuso !
  • Nouvel embauche : quel processus ? Qui fait quoi, quand ?
  • Bilan sur les réunions CA des 5 et 6 novembre et l'imbroglio sur l'embauche.
  • Vacances de Noel
  • Vote de valeur, vote à bulletin secret
  • Mutuelle

Pustule Partenariat

  • Les demandes de subvention :
    • Point sur les dépots
    • qui gère la suite - dépot des Bilan
    • Planning 2016
    • comment on peut s'améliorer en termes de méthode (cf mail de Tania du 30/11 et mail d'Aline)
  • J'aime le vert Alfortville : Réparation Triporteur
  • Berges de Seine : on a été payé. Merci la pustule !
  • Soutien Heureux Cyclage
  • Heureux Cyclage : service Bicloud
  • Olga Spitzer
  • BricoRecyclo en janvier avec la Petite Rockette + 12 avril ?

Pustule Tirelire

  • Point sur les comptes 2015 et 2016
  • Les sous de l etabli

Pustule Clé de 15

  • La COP, l'etat d'urgence, on fait quoi / on dit quoi ?
  • Ateliers de rue à faire avant la fin de l'année ?
  • Fermetures pendant les vacances ?
  • Braderie
  • Communication : fin de la newsletter ???
  • Comité stratégique vélo 10 décembre

Proposition / Discussion

  • Propositions Galileo point CA

    1. ne jamais oublier l’humain !
    2. un CA extraordinaire peut être appelé seulement avec un ordre de jour précis, et seulement les décisions à l’ordre du jour peuvent être prise en CA extraordinaire ; un délai de 1 semaine au moins doit être respecté entre l’appel au CA extraordinaire et la réunion même (pour permettre de préparer et étudier les dossiers, de développer un consensus informé).
    3. si la décision à prendre est importante / difficile / pas consensuelle, faire systématiquement pas un, mais deux tours de table : un pour les points à faveur, un pour les points défavorables. Ça force aussi tout le monde à analyser les différentes facettes d'une décision complexe.
    4. Ne laissons pas tomber dans les oubliettes cette décision sur l’embauche ou pas d’un contrat pro. Continuons la préparation d'un dossier sérieux (les choses sont analysées, et écrites, et diffusées à tout le monde avant pour avis et prise de décision informée) sur les questions qui ont été soulevées (ou pas).
  • Je me permet de donner mon avis ici sur ces propositions car je ne sais pas à quelle heure je vais arriver (Pierre)

    1. Oui, je crois que personne ne l'oublie, on est d'ailleurs plutôt bon dans ce domaine mais perfectibles.

    2. Oui pour l'ODJ du CA extraordinaire, dans l'idéal le délai d'une semaine serait bien aussi. Mais que faire en cas d'urgence ? (Peut-être que le cas de l'embauche n'était pas urgent, dans ce cas imaginons autre chose. Il me semble impératif que l'organe décisionnaire de l'association puisse se réunir rapidement si cela est nécessaire. Gardons cette éventualité.

    3. Je crois effectivement que notre processus décisionnel n'est pas parfait, preuve en est cette embauche. Je suis en faveur de toute proposition qui pourrait l'améliorer. C'est à cette fin que j'ai mis à l'ordre du jour le vote de valeur et le vote à bulletin secret. Personnellement je pense que le vote à bulletin ouvert tel qu'on le pratique est un peu biaisé. Des fois mon vote est influencé par le vote des autres et la difficulté à l'assumer. Le vote à bulletin secret a aussi des désavantages/avantages, à travers son côté solennel.

    4. Mon point de vue actuel sur les éventuelles futures embauches : elles devraient se faire à égalité entre les salariés (même taux salarial, mêmes tâches, mêmes responsabilités)

Compte Rendu Provisoire du CA du 3 décembre 2015

Gestion humaine des ressources / Gouvernement

Rupture conventionnelle du contrat de Giuso

Date fin de contrat souhaitée :
Comme exposée lors du CA de novembre, Gisuo souhaite engager une rupture à l’amiable avec la Cyclo avec fin de contrat le 31/01/2015 ou le 28/02/2015.

Procédure de rupture conventionnelle :
* Conformément à la procédure légale, un entretien de rupture sera réalisé avant le 18 décembre en présence de Simon et Caroline pour la collégiale. Les deux parties peuvent se faire assister de la personne de leur choix (ex : syndicat) mais Giuso a indiqué qu’il n’en ressentait pas le besoin. La Cyclo non plus.

  • A l’issu de l’entretien, un formulaire CERFA sera établi et signé par les parties. Le formulaire est disponible dans Sparky/InterCyclo/RH.

  • La signature du CERFA lance le début de la période de rétractaction : les deux parties ont 15 jours calendaires (prolongés au jour ouvré suivant si expiration un samedi, dimanche ou jour férié) pour se rétracter, par tout moyen attestant de la bonne réception de la demande par l'autre partie (en français = courrier en recommandé avec AR ou remis en main propre contre signature). La rétractation éventuelle n'a pas à être motivée.

  • A l’issu de cette période de rétractation, le CERFA est envoyé à la DIRECTE. Sans réponse de la DIRRECTE dans un délai de 15 jours ouvrés (et non calendaires cette fois), la convention est réputée validée.

Si le CERFA est envoyé le jour de l’entretien, il faut donc coté 1 mois pour avoir un retour de la DIRECTE.
L’entretien devra donc avoir lieu avant le 15/12/2015 pour un départ le 31 janvier, ou avant le 15 janvier pour un départ fin février

*Indemnité de rupture conventionnelle : La loi prévoie une indemnité minimum légal obligatoire égale à l'indemnité légale de licenciement. La convention collective de l'animation prévoie une indemnité supérieure à celle prévue par la loi. Giuso et Vincent réalise le calcul en décembre / l’indemnité devrait être comprise entre 1000 et 2000 €.

Point Post CA : Coté Tréso ça devrait aller pour payer l’indemnité en une fois simultanément avec le dernier salaire

Emploi Tremplin : Giuso contacte début de semaine prochaine la région IDF pour les tenir informé de son départ proche et de l’engagement d’un recrutement sur le poste emploi tremplin subventionné en remplacement. Le délai conventionné pour un changement de salarié sur un poste emploi Tremplin et de 3 mois mais sur dérogation il peut être augmenté (Vincent).

(Une fiche récapitulative avait été créée lors du départ de Séverine, il serait pratique de s'en inspirer: https://3615.cyclocoop.org/Agenda/2015/04/30/TODO_et_organisation_d%C3%A9part_S%C3%A9verine/)

QUI : Simon, Caro, Giuso, Vincent QUAND : Décembre + Point CA Janvier

Modalité et procédure de recrutement d’un-e nouve-lle CycloSalarie-e !

  • La collégiale s’accorde sur la volonté d’ouvrir un poste en remplacement de Giuso avec un recrutement le plus rapide possible après son départ.
  • Bien que pertinent en terme de tuilage/passation, un recrutement avant son départ ne semble pas envisageable du fait des délais très court et de la problématique Emploi Tremplin. Giuso propose un transfert de compétence sur un temps bénévole à l’issu de son départ.

  • La Pustule « GHR » (Stephan / Caro / Simon / Giuso / Galileo) proposera lors d’un CA exceptionnel qui se tiendra le 17 décembre de 19h30 à 21h30 : une fiche de poste, des propositions sur les modalités et critères de recrutement (contenu et diffusion fiche de poste, critère de sélection pour entretien, modalité des entretiens, course de mini vélo comme critère de choix, a quelle moment le CA doit valider des trucs, ….) – ces propositions seront discutées/validées en CA puis seront écrite dans un document qui pourra être réutilisé pour les futures embauches.

  • S’inspirer du boulot fait par Pantin et pour « le recrutement » de Julie

QUI : Stephan / Caro / Simon / Giuso / Galileo QUAND : Point Pustule entre le 10 et le 17 décembre / CA >exceptionnel le 17 décembre / CA de janvier à décaler ou CA >exceptionel à prévoir en janvier.

Point sur les CA des 5 et 6 novembre

Rappel :
* CA ordinaire octobre : Julie, en cours d’inscription en contrat pro Mécanique Cycle a présenté sa candidature spontanée pour un poste en alternance à la Cyclo * Courant octobre, un travail comptable a été effectué et un CA exceptionnel organisé afin de valider : la possibilité financière pour l’asso d’une embauche au SMIC non subventionné et l’organisation d’un entretien. * CA ordinaire du 5 novembre : la collégiale valide la candidature de Julie et son embauche au SMIC. Parmi les points de discussion: la problématique d’un salaire différent au sein d’une équipe salariée aux tâches identique, l’importance du caractère FORMATION de ce poste et la nécessité de ne pas imposer à Julie de trouver son salaire… * Le 6 novembre : Convocation d’un CA exceptionnel à l’initiative de plusieurs membres de la collégiale (Aline, Pierre, Giuso…) pour rediscuter des choix du 5 au regard de compléments légaux apportés par Pierre à l’issu du CA et de la réflexion de chacun. * CA exceptionnel du 6 novembre : Choix de ne pas embaucher Julie au SMIC – Choix de ne pas embaucher Julie au salaire Cyclo pour ne pas fragiliser l’association.

Critiques apportées à ce déroulement par Galileo: Le processus d’embauche de Julie n’a pas fait l’objet d’une réflexion globale sur son organisation et ses modalités à son démarrage mais s’est organisé au fil de l’eau, la convocation du CA exceptionnel était trop rapide. La tenue des CA et des votes soulève la nécessité d’un double tour de table ou d’un vote à bulletin secret. (+ de retour ici : )

Précisions apportées par Simon, Aline, Caro, Tania en vrac : Il y a bien eu un processus d’embauche rythmé par des CA respectant les règles des statuts.
Si celui ci n’était pas bien défini au démarrage c’est aussi parce que l’embauche de Julie n’a pas été lancée sur un besoin de la Cyclo, mais sur une demande de sa part.
L’organisation de ce recrutement soulève des questions plus profondes sur la gouvernance et l’organisation globale de la Cyclo.

Gouvernance et organisation globale

Après cette intense phase de « recrutement » le mois de novembre a été marqué par le montage et le dépôt des dossiers de demandes de subventions. Le bilan des subventions est proposé un peu plus bas.

Aline et Tania soulèvent les difficultés rencontrées : * manque d’anticipation. * peu de personnes impliquées sur la durée. * temps important à consacrer à la création de contacts avec les partenaires locaux. * prise de décision individuelles nombreuses fautes de temps et de travail collectif (ex : budget, choix asso partenaire, choix dépôt ou presta…).

Le reste des personnes présentent remercie Aline et Tania pour leur suivi et confirme le problème d’organisation générale.

En caricaturant deux modèles émergent : * Augmentation et meilleur équilibre de l’implication des membres de la collégiale dans les tâches administratives de la Cyclo grâce aux Pustules avec motivation de plus de bénévoles – augmentation du temps bénévoles ou au moins meilleure répartition.

  • Embauche supplémentaire avec retour à un système animateur(s) + coordinateur. Collégiale plutôt décisionnaire ou à but d’échange sur des actions suivies et coordonnées plutôt par l’équipe salariée – moins de temps bénévoles à consacrer, permettant une diversité de profils.

Pierre (ou Simon ?) rappelle que le contexte Cyclo a pas mal changé entre l’AG durant laquelle la plupart des membres de la collégiale ont été élus et maintenant.

A l’époque, la Cyclo avait 3 salariés dont Tilman, qui assurait beaucoup de tâches transverses de coordination/administration. Le départ de Tilman et son non remplacement a entrainé une prise de responsabilité et une montée en compétence d’une partie de la collégiale, avec un équilibre pas forcément tip top.

Il est proposé d’organiser mi janvier une soirée de discussion/échanges sur notre vision de la Cyclo et de sa gouvernance/organisation afin de préparer au mieux l’AG et le renouvellement de la collégiale avec une explication claire de l’investissement attendues des bénévoles membres.

D’autres points seront à discuter lors de cette soirée, notamment le passage à un vote à bulletin secret.

QUI : Tania QUOI : Organisation d’une soirée de discussion sur le modèle de la Cyclo

Congés et Vacances de Noel

Giuso et Stef seront en congés du XX au XX. Il est proposé de maintenir les ouvertures jusqu’au 23 décembre inclus et de rouvrir début janvier. Envoi d’un mail aux adhérents simultanément à l’info sur la Braderie.

Mutuelle

Aline prend le sujet de la Mutuelle avec Stephan et Yohan de Pantin.

Pustule Partenariat

Subventions

Le tableau ci joint reprend l’ensemble des subventions demandées pour 2016 et les actions liées. On était déposées le 1er décembre, deux demandes de subventions Politiques de la Ville (20ème Portes et 11ème-Belleville), une demande VVV (20ème Belleville), et deux interventions en prest’actions auprès de deux partenaires du 11ème qui porte les demandes.

Paris-Suivi Demandes de Subs.xls

Pour les 3 demandes en notre nom, il reste à : * Faire les Bilan et les déposer sur SIMPA * Valider le dépôt et/ou l’envoi des demande à la préfecture pour la part ACSE

Plus globalement:
* faire un planning global des actions à engager sur 2016
* Maintenir les partenariats construits avec les EDL durant la phase de dépôt en leur proposant un point sur les projets et leur planification courant janvier.

QUI : Giuso/Stef/Sara font les bilan et le dépôt des bilans QUI : Contact EDL pour part ACSE et dépôt à envisager ou non QUI : mail invite EDL : Tania a fait

Nouveaux partenariat

  • J'aime le vert Alfortville : Réparation Triporteur -devis en cours de préparation
  • Berges de Seine : on a été payé. Merci la pustule ! - Payé et les autres Cyclo sont payées.
  • Olga Spitzer : Club de prev ou équivalent qui souhaite venir une fois par semaine sur horaire ouverture adhérents avec convention et adhésion à prix libre – il faut leur faire un retour la semaine prochaine et relire la convention envoyée sur Paris / SIMON + GIUSO s’en occupe.

Pustule Tirelire

Ca va coté Tréso / on a été payé par les Berges de Seines / Reprise des réunions de la Pustule pour finaliser la compta 2015 et les prévisionnels 2016 à prévoir.

L’ETABLI est passé déposer 415€ pour rembourser la Cyclo de ses acquisitions de lancement. Proposition : on leur rend ! Pour achat de matos ou action de leur choix.

Heureux Cyclage : service Bicloud = hébergement des listes mail, du bicloud etc... On a reçu un mail fin octobre. Il faudrait voter pour la contribution annuelle. En 2014 c'était 100 euros (à vérifier) - 150 € pour 2015 validé par le CA – Le virement sera fait par Stef

QUI : Stef / QUOI : virement de 150€ à l’HC QUI : Pustule Compta / QUOI : préparation prévisionnel 2016 pour le prochain CA

Clé de 15 : outils, planning, et réseau

Outils informatiques

Ajouter l’adresse compta dans la liste CA pour meilleure réactivité

Planning

  • Qui va à Alternatiba dimanche ? Quel matos ?? (non abordé en CA…)

  • 2 BRICORECYCLO a programmer avec la Rockette en janvier / en revanche pas dispo en décembre pour leur proposition

QUI/Quoi : Tania ajoute l’adresse de vincent QUI/QUOI : Galileo fait le lien avec Marie et Una pour la >participation au Forum des Alternative ? QUI/QUOI : Simon répond à la Trockette

COP 21 on fait quoi ?

  • Relayer le communiqué de presse de l’Heureux Cyclage
  • Le mettre à la sauce Cyclo ! Dire qu’Evan s’est compliqué, les ateliers de rues ont été annulés, maintenir des ateliers de rue c’est illégal, appeler à la Vélorution festives ! Mais si vous voulez être informé sur les risques.

QUI/QUOI : Giuso et Aline propose un communiqué de presse + truc pour FaceBook

HEUREUX CYCLAGE

L’HC n’a pas eu de validation pour une subvention de 40 000€ indispensable à son fonctionnement. A ce jour, le dossier est bloqué par le cabinet de Segolène Royal. Parmi les raisons du blocage : problématique budgétaire en lien avec la fin de la COP21 ?

Aline propose que la Cyclofficine relaie le communiqué de Presse et écrive aux cabinet du Ministère pour expliquer sa désaprobation. Il est souhaitable que des sollicitations individuelles soient également faites. Une liste de mail à contacter sera proposé par Tania/Aline à l’issu du CA.

Les relais politiques locaux suivant ont été identifié pour être interpellé :
Post CA : proposition mail adhérent

Braderie

Pour rappel une braderie est prévue le 19 décembre – au programme * de 14h à 18h deux ateliers : * BricoRecyclo / Fabriques ta ceinture en pneu ! * Et Bricolage Géant de Vélo enfant. * A 19h : Troc/Don géant de vélo enfant et braderie de vélo adulte. * 20h Concert (Le pianiste urugayen, Coline ?)

QUI/QUOI : Tania s’occupe du BricoRecyclo QUI/QUOI : Pierre s’occupe de l’affiche (reprise de celle de >Pantin) Qui s’occupe de commander bière et d’avoir des verres ?

Comm

C’est la fin de la newsletter ? Oui pour le moment, tant pis, on envoie quand on en a une prête !

divers

Comité Stratégique vélo le 10 décembre / Caro y va / Rendez vous à 18h à l’Hotel de Ville.