Où ?

À l'atelier de Saint-Blaise.

Quoi ?

Réunion exceptionnelle pour réflechir ensemble à l'avenir de la Cyclo

Qui ?

Présent.e.s : Simon, Olivier, Anja, Caroline, Serghei, Stéphane, Coline, Romain N, Cyril, Florent, Valérie.

CR

Notes prises par Florent: https://mensuel.framapad.org/p/reunion-du-131218---diffraction en cours de rédaction/amendement

Restitution de la réunion du 13/12/2018 animée par Victoire de Diffraction.

1 Comment a été amenée la réunion et comment elle a été animée

Suite à une réunion du 13/11, Anja a suggéré de faire animer les prochaines réunions à l’aide d’une animatrice et coordinatrice Victoire de l'association . Objectif : quel est l’avenir de la Cyclo ? (reformulé : comment la définir ensemble). L’appui de Victoire est demandé afin d’améliorer et fluidifier les débats des CA. Faire ressortir les frustrations et non dits. Laisser émerger toutes les voix sur le principe de collectivité. La réunion s’est déroulée en table ronde de manière à former un cercle de personnes participant à l’animation.

2 Les différents ateliers. Quest-ce que ça a fait remonter ? 2-1 Atelier 1 : quels sont les points forts de la Cyclo

Victoire nous a demandé à tous de lister l’ensemble des ressources (points forts et compétences) qui correspondent à la Cyclofficine d’aujourd’hui :

Mécanique Accueil Compta Liens entre personnes Chercher/trouver dans les ateliers Sociabilité Soudure Gestion « humaine » des ressources et pas que sur un volet financier Soin/entretien de l’espace Support informatique Engagement/régularité Identification des valeurs Source d’énergie Pédagogie

Conclusion de Victoire : Y a beaucoup de positif et vous avez une super team ! Tout à l’air d’aller bien !

    2-2 Comment me définir en trois mots, comment définir l’autre en 2 ou 3 mots, échanger. 

Cet exercice a été réalisé par petits groupes de 3 à 4 personnes.

    2-3 Échanges sur le CCC (cesser/conserver/créer).

Le CCC a été initié l. L’objectif est de faire ressortir par écrit des axes d’amélioration pour optimiser le fonctionnement de la Cyclo. Cet échange a été débattu par tour de parole successif. Plusieurs problématiques ont été relevées par Victoire et notées au tableau, ainsi :

Salariées/bénévoles : que doit faire un salarié, un bénévole. Par exemple, d’après Stéphane, un bénévole est personne qui travaille déjà la journée et il est difficile de mettre en place un plan de charge. Un bénévole fait ce qu’il veut, ce qu’il peut. Le bénévole doit plutôt appuyer le salarié.  Avis partagé par Florent. 


Hiérarchie liste bénévole : ?


Bénévolat à augmenter : oui mais comment ? Peux-t-on exiger des bénévoles les taches rémunératrice de la cyclo ? Ça marche en partie mais ne fait pas l’unanimité au sein du tour de table.


Remettre en place les outils : Par exemple, Simon propose de s’y prendre fiche après fiche. Les salariés et bénévoles actifs mettent à jour ou créént les fiches, puis relecture et avis des bénévoles, puis correction et affichage de la fiche. Avis partagé par Florent.


Communication : Par exemple, Valérie qui ne sait toujours pas comment fonctionne la diffusion d’information de la Cyclo et soulève le concept des « valeurs » de la cyclo. Chacun en a sa propre définition, ce qui amène des divergences dans l’éthique du collectif. Avis partagé par Florent.


Outils de gestion en cours : Coline s’inscrit dans cette démarche. J’en retiens qu’une concertation est souhaitée.


Calendrier : ?


Fiches notices en cours : volonté d’ensemble de réaliser ou ressortir du placard le travail déjà effectué auparavant afin de donner les outils nécessaires à l’autogestion et au bénévolat.


Bureau physique : à faire ?


Laisser pourrir des outils : des outils de communication, gestion sont laissés à l’abandon alors que le principe d’autogestion est défendu. Pourquoi ?


    2-4 Écoute passive de Victoire pendant l’échange du CCC et choix des thématiques fortes

Pendant l’échange du CCC, Victoire a inscrit plusieurs thématiques en fonction de son écoute de l’ensemble des échanges (méthode : écoute passive de Victoire, choix des thématiques selon leurs récurrences dans les échanges, selon les points de frustrations, selon l’importance « apparente » du sujet au regard de Victoire). Les différentes thématiques sont les suivantes (avec les besoins ou idées recueillies) :

Outil pour le relationnel et le travail au quotidien (groupe Valérie, Anja, Florent)

-Besoin de transparence dans le fonctionnement -Besoin de suivi -Posture du parler « vrai » des conflits en réunions (à faire apparaître dans les ordres du jour) -Ne pas oublier que les gens qui viennent à la Cyclo sont des copains donc on s’entraide -Proposer d’autres temps d’échanges en dehors des CA -Proposer des espaces pour gérer les conflits -Essayer d’utiliser la communication non violente

Enjeu/répartition/vision des roles (groupe Coline, ..)

-Point GRH en CA (Besoin?) -Demander CR heures/récup -faire un tableau des pratiques des salariés -Salarié aime bénévole (demande de clarification par Coline car dessin)

Salariés/bénévoles, quelles lignes, quelles perceptions (groupe Serghei, Valérie, ..)

-permanences fixes (besoin?) -ateliers de rue (besoin?) -suivi administratif (besoin?) -apéros/fete (besoin?) -engagement des salariés -soutien (ressource), suivi, conseil (besoin?) -élément fédérateur (besoin?) -amis (besoin?) -pédagogie (besoin?) -source d’information (besoin?)

Les thématiques non traitées sont les suivantes :

D’ici 1 ou 2 mois, quels outils, et par qui ?

Responsabilité, qui fait ?

construire et définir les valeurs de la cyclofficine ?

Outils concrets papier et digital ?

Quels besoins/envies pour régler les soucis ?

Où sont les docs/les outils/la mémoire ?

3-Conclusion

Cette réunion a permis d’améliorer la réflexion collective par prise en compte des avis de tous sous forme de jeux, d’ateliers. Des incohérences de fond demeurent entre les idées apparentes véhiculées et les débats en séance (cf. divergences 2-1 et 2-3). Des sujets importants n’ont pas été abordés (cf. 2-3) notamment des sujets liés à l’objectif principal de la réunion : quel est l’avenir de la cyclo. Une préparation de la prochaine AG via ce mode d’animation est approuvée.