Pour faire le rapprochement bancaire avec la burette

Quoi ?

À la fin de chaque mois, on fait avec le relevé bancaire, le rapprochement entre les écritures que l'on a saisies (via fac fournisseurs, bénéficiaires, écritures récurrentes, etc..) et ce que la banque a enregistré comme mouvements.

Cela permet également de lettrer les écritures entre elles. Par exemple, on a enregistré une facture fournisseur au fil du mois. Cette facture crédite un compte tiers du montant de ce que l'on a acheté. Ce n'est pas au moment du paiement que l'on écrit l'écriture de contre partie qui débite le compte tiers du même montant mais c'est le rapprochement bancaire. La date actée est alors celle de la trace du mouvement de sous sur le relevé.

Petite remarque qui en découle sur la facturation

Même chose pour une facture bénéficiaire, ce n'est pas lorsque l'on reçoit l'argent sur le compte que l'on acte la facture comme payée (ce qui écrit la contre partie) mais lorsque l'on fait le rapprochement bancaire.

Donc concrêtement, on n'encaisse les factures bénéficiaires que lors du rapprochement bancaire, elles sont alors payées. Et on acte le paiement des factures fournisseurs aussi lors du rapprochement bancaire.

Préalable

Pour se lancer dans le rapprochement bancaire sur un mois M, on vérifie que l'on a tout saisi, que tout est OK, y compris les écritures récurrentes (paie, cotisations, dons à d'autres collectifs, ...). Si tout n'est pas ok, on ne se lance pas, on réfléchit. Si pour n'importe quelle raison, on ne parvient pas à finir le rapprochement bancaire d'un mois donné M (lettrage complet, différentiel des soldes ok, et étape "boutton enregistré" ok), on ne se lance pas dans commencer le mois M+1, on réfléchit :)

Remarques avisées :

  • Il ne faut pas annuler les factures, cela fait des trous dans la numérotation,
  • Il ne faut pas cliquer sur "payer" pour les factures bénéficiaires au fil du mois, c'est le rapprochement bancaire qui le fait en fin de mois. Cela évite les erreurs et les décallages de numérotation.
  • Si on veut annuler un paiement, parce qu'on aurait cliqué sur "payer" une facture bénéficiaire par exemple, on ne le fait pas en annulant la facture mais en allant annuler les "paiements bénéficiaires" concernés. Cela se fait dans : bénéficiaires/paiements bénéficiaires. On clique sur une ligne, on annule ce bon, on met en brouillon et on supprime. Même chose pour les paiements fournisseurs.
  • Il y a toujours la possibilité de "jouer" avec les séquences dans "comptabilite/configuration/journaux" pour paramétrer les séquences et la numérotation des pièces comptables. Cela évite certains décallages de numéro de pièces, mais ça ne fait pas tout.

C'est parti !

On prend le relevé, On clique sur comptabilité/banque et liquidités/relevés bancaires. Et on créé un nouveau. On remplit les champs : * le journal : c'est le compte en banque du relevé, * la référence : on reprend celle du papier physique qu'on a dans les mains pour ne pas perdre l'info et le lien entre les 2, * on remplit le solde initial et le solde final qui sont en début et en fin de relevé. Ces champs sont à remplir soi-même, mais la burette dispose d'un test qui vérifie que la somme des opérations saisies sur le relevé correspond bien à la différence entre les soldes, * la date : on choisit la date de début ou de fin du relevé mais toujours la même. Pour la Cyclo, on a pris la date de fin, qui est toujours dans la période concernée. Par exemple, pour le mois de janvier 2017, si l'on met la date de début soit le 30/12/2016, la date n'existe pas pour notre burette... Elle commence au 01/01/2017 => donc date de fin de période. * la période : le mois concerné par le relevé.

Le principe à partir de maintenant est de saisir chacune des lignes qui sont sur le relevé bancaire. Cela se fait de 2 manières : * soit à la main, * soit en important des factures.

L'import de factures est à privilégier car il lettre directement les opérations et va chercher la pièce comptable déjà enregistrée. Genre, la burette va chercher la facture fournisseur et sa référence pour la solder en actant son paiement.

Import de facture

  • On clique dessus (en haut à droite, hein).
  • On clique sur "ajouter" des dettes ou des créances.
  • Là dans la barre de recherche, on peut soit chercher le compte, ou le partenaire, ... et on coche à gauche en tiquant la facture concernée qu'on a lue sur le relevé comme payée. Il arrive qu'il y ait un problème d'affichage des listes déroulantes quand on tape dans la barre de recherche de cette fenêtre. En réalité, c'est qu'elle s'affiche à l'arrière... Petit bug... On recharge simplement la page et c'est bon.
  • Lorsqu'on a tiqué ce qui nous intéresse, on appuie sur sélectionner et puis sur "ok" sur la fenêtre des dettes et créances. Attention, si ça lettre tout seul, il faut quand même :
  • corriger la date de l'opération qui est celle du jour d'aujourd'hui par défaut,
  • compléter le libellé avec des infos qui font le lien entre ce qu'on sait que c'est et la ligne du relevé bancaire concernée.

Saisie à la mano

  • On remplit toutes les colonnes pour bien retrouver de quoi on parle.
  • La colonne référence, on s'en fout un peu si on ne l'a pas fait par import de facture. Sinon on l'aurait fait par import de factures.
  • Partenaire : aide à reconnaitre le type du compte et le compte concerné. Par exemple, certains partenaires ne sont que des fournisseurs et paf, le bon compte tiers qu'on leur a mis dans leur fiche partenaire apparait. D'autres partenaires sont fournisseurs et clients et on des comptes tiers associés à chaque statut (bénéficiaires ou fournisseurs). Par exemple, les salarié·e·s qui sont adhérent·e·s de la structure et ont en tant que fournisseur d'un travail/service régulier un compte tiers spécifique. Certains services via leur récurrence et les écritures qui vont avec, ont aussi des comptes tiers spécifiques, comme l'Urssaf, les mutuelles, ...
  • Type de compte : on choisit le bon, ...
  • Compte : on met le compte que l'on cherche à solder par l'écriture que l'on est en train de saisir discrêtement.
  • On note le montant. Attention, si c'est quelque chose pour lequel on est créditeur·euse, alors on met un "-" devant. Concrêtement, si ce sont des sous qui sortent de notre compte bancaire, alors on met un "-". Sinon, on met rien et c'est un "+", n'est-ce pas ! :)
  • Pour lettre, on clique sur le bouton rouge qui est à droite du montant. La burette va chercher toutes les écritures qui se rapportent au compte ou au partenaire et on va tiquer toutes les écritures concernées par le lettrage. Si 1 seule écriture est concernée, comme souvent, alors on fait attention à ce que la case "lettrage complet" soit bien tiquée. Elle est plutôt tiquée par défaut, donc c'est plutôt quand ce n'est pas un lettrage complet que l'on veille à détiquer. Cela peut être le cas pour des factures dont une partie est payée comme une avance, ou des factures que l'on règlerait en plusieurs fois.
  • Si l'on arrive pas à trouver l'écriture qui correspond, c'est que quelque chose quelque part n'est pas correctement saisi : soit les comptes tiers ne correspondent pas, soit le type de compte n'est pas clair ... En tout cas, on ne force pas, on vérifie et on demande la modification qui va bien.

MOT DE LA FIN

Lorsque tous les boutons sont verts … On prend un vrai moment pour se réjouir parce que la première fois qu'on l'a fait, on pensait pas y arriver :) Parce que cela nous a permis de repérer toutes les petites incohérences qu'on pouvait avoir dans notre travail de saisie de la compta. Et c'est merveilleux. Mais, pétard, c'était quand même terriblement chiant de reprendre tout ça pour tout corriger... Paraitrait que c'est vraiment chiant la première et peut-être la deuxième fois mais qu'après c'est cool!!!