Pour saisir les fiches de caisse des perms

C'est l'étape 2 :) Faut avoir d'abord fait ce qui est noté là : ?Saisir les adhésions

Banalités

Le but de cette action est :

  • Faire entrer dans la comptabilité générale les activités de permanence : dons, adhésions, ventes de vélos, ...
  • Attribuer des numéros d'adhérent·e aux membres que l'on a saisi précédemment ;
  • Vérifier le comptage de chaque perms et des perms entre elles.

C'est le genre de choses à faire au moins 1 fois par mois. Un peu plus souvent, c'est mieux. Franchement, des perms dans 1 mois, il peut y en avoir pas mal. Donc c'est vraiment mieux de voir à le faire plus souvent qu'1 fois par mois. Le faire plus souvent qu'1 fois par mois, permet aussi de ne pas accumuler d'éventuelle erreur de caisse dans le comptage et de se rendre compte de s'il y a besoin d'un temps de raffraichissement de mémoire éventuel sur la procédure avec un·e bénévole.

Ouvrir la permanence (ouverture symbolique puisque a posteriori)

  • On se munit cette fois des fiches de caisse des permanences et des enveloppes qui correspondent. Pareil, c'est important de les faire dans l'ordre de déroulement des permanences.
  • On se connecte à La Burette de La Cyclofficine de Pantin. Tout ce qu'il faut pour se connecter est dans le Sparkle. Normalement, on est déjà connectée ;
  • Dans l'onglet "Atelier", on va ouvrir une permanence via le menu à gauche "Opérations quotidiennes"/"Toutes les permanences".
  • S'affichent alors toutes les permanences de l'atelier.
  • On remarque que :

    • l'on pourrait avoir plusieurs ateliers qui auraient des permanences propres et différentes,
    • le·a responsable est toujours cet·te sympathique Dominique (on évite le suivi individuel :)),
    • dans la colonne "Date", les permanences ont toutes la même heure ! C'est à conserver comme tel pour le moment. Même la permanence du samedi !
    • les permanences ont des numéros qui, normalement, se suivent. Ces numéros servent de repères pour les écritures comptables et sont à inscrire sur la fiche de caisse qui correspond, car pièce comptable physique.on ne peut pas choisir ou jouer sur le numéro.
  • On clique sur "Créer" une permanence.

Créer une permanence

  • La responsable par défaut c'est Dom'. On ne change pas. L'atelier c'est "Magenta", pour le moment, il n'y en a pas d'autre. Ainsi la permanence est ouverte ! Logiquement, il faudra la fermer :) On ne peut pas ouvrir 2 perms en même temps ! A l'ouverture un numéro est attribué.
  • On reporte le numéro de la permanence sur la fiche de caisse concernée.
  • Puis on modifie la date correspondant au jour de la permanence
Modifier la date

Faire le contrôle d'ouverture de caisse

On est dans la page de perm et la perm est ouverte

  • On clique sur "modifier"
  • On peut ainsi faire le report du fond de caisse initial à partir de la fiche de perm papier (case en haut à droite)
  • Pour éviter de compter chaque pièce, on a a reporter le nombre d'unités et le nombre de centimes uniquement (c'est une modif de l'openerp initial).
  • On remarque qu'en bas de la page dans "résumé par moyens de paiement", il y a 2 moyens de paiement :
    • la caisse de perm : dans laquelle, pour le moment, il y a le montant du fond de caisse,
    • les chèques : pour le moment il n'y a rien.

On se garde le contrôle de fermeture de caisse pour la fin. Le but est de suivre le déroulé d'une perm physique de l'atelier.

Enregistrement des ventes pendant la perm

  • On va à présent dans l'onglet "Atelier", le menu à gauche "Opérations quotidiennes"/"Adhésions et ventes". Chaque "vente" ou "adhésion" entraine un ticket et est conservée ici.

  • On clique sur "Créer".
  • On va créer autant de ticket que de ligne écrite sur la fiche de perm papier. Ainsi, on enregistre chaque transaction selon son bénéficiaire, comme on le faisait jusqu'à présent.
  • D'abord, on prend la première ligne et on reporte le bénéficiaire dans la case "Bénéficiaire de la page". Comme, nous avons déjà saisi les noms des nouvelles et nouveaux membres et que l'on ne peut pas vendre quoi que ce soit à une personne non adhérente, le nom de la personne ou son numéro d'adhésion est forcément déjà existant (d'où l'intérêt).
  • On enregistre via le tableau en dessous chaque transaction effectuée avec la personne, c'est autant de lignes à saisir pour chaque bénéficiaire.
Chercher le nom du ou de la bénéficiaire

Pendant une perm', on procède à la vente d'articles. Dans la burette, on a donc pris soin de créer plusieurs articles qui correspondent aux transactions généralement encaissées lors d'une perm. Cela permet de faire automatique le remplissage de l'enregistrement des ventes et de faire automatiquement le report dans le bon compte en comptabilité.

Les ventes pendant la perm, il s'agit de :

  • paiement de cotisations :
    • au tarif de 15€ : l'article qui correspond c'est "CM" pour "cotisation mini" et pas besoin de préciser le prix unitaire déjà entré,
    • soit à prix libre : l'article qui correspond c'est "CPL" pour "cotisation prix libre". Là, il faudra préciser le montant de la cotisation écrit.
  • vente de vélo : l'article qui correspond c'est "VLO" et il faut préciser le montant payé,
  • boite à prix libre : "Boite à don fixe" ou "BDF" pour enregistrer le prix libre...

  • On clique sur "Enregistrer" et se passent 2 choses :

    • Au bénéficiaire est associé un numéro d'adhérent et une date de fin d'adhésion > la personne sera adhérent⋅e à jour de cotiz dès la fermeture de la permanence
    • le bouton "Paiement" est devenu rouge.

Enregistrer les paiements

  • On clique sur "Paiement",
  • Dans "Moyen de paiement", on doit enregistrer tous les moyens de paiement de chaque bénéficiaire (chèques avec "Chèques" et espèces avec "Caisse de perm"),
  • On précise le montant de chaque type de moyens de paiement,
  • Puis "Exécuter le paiement
  • Si la personne paie en chèques et en espèces alors on fera 2 fois l'enregistrement, un pour chaque moyen de paiement. Hé, puissant !
Entrer le mode de paiement

Pour saisir la boite à prix libre, * On créé un ticket dont le bénéficiaire est le même pour chaque permanence : "Boite à prix libre" * On lui encaisse un unique article "BDF" dont on saisit le prix unitaire du montant de la "boite à dons" sur la fiche papier * On "enregistre" * Puis on fait le paiement : "Caisse de permanence", montant.

Cas de la boite à dons

Quand chaque transaction et la boite à prix libre ont été saisies, on retourne dans "Toutes les permanences" et la page de la permanence ouverte en début.

Mise dans l'enveloppe

Comme en permanence, au moment de la fin de perm, on sort de l'argent de la caisse de perm pour le mettre dans l'enveloppe. Pareil !

  • On clique sur "Retirer de l'argent". L'argent va aller de la caisse de permanence à la caisse de siège qui est un compte de transit avant le compte en banque.
  • On compte les sous dans l'enveloppe de la permanence, on vérifie que le montant est bien égal à celui qui est noté sur la fiche de perm papier.
  • Dans la case "Motif" on note "enveloppe"+numéro de la permanence. Par exemple, "enveloppe 070". Cela fait le lien avec la fiche de perm papier que l'on gardera.
Retirer de l'argent de la caisse = le contenu des enveloppes de fin de perm

Contrôle de fermeture de caisse

  • De retour sur la page de la permanence encore ouverte, on clique sur "Modifier";
  • On reporte le fond de caisse final dans le tableau "Contrôle de fermeture de caisse" à partir de la fiche de perm papier. Normalement, il correspond à la ligne différence de la page de perm.
  • Il servira au fond de caisse de la prochaine perm.
  • Puis on clique sur "Enregistrer"
Controler le fond de caisse en fin de perm

Fermeture de perm

  • Enfin, on clique sur "Clore la permanence".
  • Puis, "Valider la fin de permanence".

C'est en 2 étapes dans le cas où les permanences seraient un jour saisiesen direct le jour j par le bénévoles. On pourrait alors vérifier et valider en recomptant les enveloppes de permanence.

  • Pour les chèques, on doit continuer à tenir notre journal de chèques qui est dans SparkleShare : cyclo-pantin/Comptabilité/Recettes/Atelier/Pantin_Récap_chq...

Erreurs de caisse

S'il y a une erreur dans le comptage de pièces, dans le fond de caisse final :

  • il faut faire le lien avec le fond de caisse initial de la perm' d'après qui aura été recompté sans doute par une personne différente ;
  • On fait ce qu'on peut;
  • On ne se fie qu'à l'info que l'on a physiquement (les sous dans l'enveloppe, le fond de caisse initial, ...).

Avec une erreur, on ne peut pas fermer la permanence, si l'on ne trouve pas l'erreur de comptage et qu'on ne peut pas la corriger, alors on va enregistrer comme erreur de caisse une entrée ou une sortie d'argent pour pouvoir fermer la perm.