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[cyclowiki.git] / Agenda / 2014 / 03 / 21 / 19h00-21h00 / Réunion_sur_les_outils_de_gestion.mdwn
1 [[!meta date="2014-03-21T19:00:00"]]
2 [[!meta title="Réunion sur les outils de gestion"]]
3 [[!tag
4 Activité/Réunion
5 Atelier_de_quartier/Paris_20/Bonnard
6 ]]
7 [[!sidebar var=TOC content="""
8 **Sommaire**
9 [[!toc startlevel=0 levels=3]]
10 """]]
11
12 # Quand ?
13 De 19h à 21h, vendredi 21 mars 2014.
14
15 # Où ?
16 À [[Atelier_de_quartier/Paris_20/Bonnard]].
17
18 # Quoi ?
19 C'est une réunion de gestion
20 au sens large destinée à recenser les besoins
21 et l'existant en matière d'outils de gestion, de toute nature ;
22 ceci allant de nos outils informatiques, tels que les outils de sondage,
23 l'[[AgenDAV|Savoir-faire/Informatique/CalDAV]],
24 la [[Savoir-faire/Informatique/Burette]],
25 bientôt le [[Savoir-faire/Informatique/CycloWiki]],
26 à la simple feuille de comptabilisation des entrées/sorties des vélos
27 ou de fréquentation des ateliers de rue ;
28 en passant par la manière de s'y prendre, comme par exemple savoir qui
29 saisit en compta, qui reporte les stats dans les tableaux récap, etc ;
30 le tout visant à cesser de fonctionner à l'arrache et à faciliter la
31 gestion des ateliers et plus largement de l'association, notamment au
32 niveau administratif.
33
34 # Inscriptions
35 [[!poll id=inscriptions
36 0="anne-lise Tilman Cécile julm Giampi Tania Giuso" "j'en suis"
37 ]]
38
39 # Compte rendu
40
41 ## Organisation des [[/Activité/réunion]]s
42 * Prévoir un horaire de fin pour les [[/Activité/réunion]]s.
43
44 ## Point sur les outils
45
46 * [[/Camarade/Giuso]] précise qu’il n’avait pas compris
47 le fonctionnement des [[/Savoir-faire/Administratif/Financement/subvention]]s sur [[/Cyclofficine/Ivry]].
48 Les outils sont néanmoins cassés en partie, **il y a urgence**.
49 * **3 ateliers en urgences** : [[/atelier_de_rue]] de [[/Atelier_de_rue/Pantin]],
50 [[/atelier_de_quartier]] de [[/Atelier_de_quartier/Paris_20/Fougères]]
51 et [[atelier_de_quartier]] de [[/Atelier_de_quartier/Paris_20/Bonnard]].
52 * [[/Camarade/Giampi]] indique qu’il y a plutôt un problème de communication.
53 * [[/Camarade/Severine]] et [[/Camarade/Tania]] demandent à ce que soit individualisé
54 les devis par [[/cyclofficine]], voire par atelier pour y voir plus clair.
55 * [[/Cyclofficine/Ivry]] fait une commande pour [[/Cyclofficine/Paris]]
56 qui comprendra les besoins des ateliers de [[/Atelier_de_quartier/Paris_20/Fougères]]
57 et [[/Atelier_de_quartier/Paris_20/Bonnard]] ainsi que la boite.
58 * [[/Cyclofficine/Paris]] fait une commande pour [[/Atelier_de_rue/Noisy-le-Sec]],
59 sur le modèle d’[[atelier_de_rue]] conçu par [[/Camarade/Nicolas]].
60
61 ## Fichiers de suivi des [[/Activité/prest’action]]s en [[atelier_de_rue]]
62 * Ce fichier reprend les fiches remplies lors de chaque [[/Activité/prest’action]].
63 * Fichier aujourd’hui dans [[/Savoir-faire/Informatique/SparkleShare]] <code>cyclocoop</code>
64 utilisés depuis 1 an par [[/Cyclofficine/Pantin]] et [[/Cyclofficine/Ivry]], plus réellemment pour [[/Cyclofficine/Paris]].
65 * Qui prépare la fiche papier ?
66 * L’idée est de faire une pochette avec l’ensemble
67 des fiches à remplir et de la placer dans un endroit pour ne pas l’oublier.
68 * Proposition de faire une valise avec les fiches, le café, les rustines, les
69 crayons, une ardoise, une boite à don, autocollant, flyer, scotch, panneau A3
70 de la [[/cyclofficine]].
71 * Qui remplit la feuille de calculs ?
72
73 ## Fichier de suivi des [[/Activité/prest’action]]s en [[atelier_de_quartier]]
74 * Créer un fichier numérique de suivi de l’accueil du public spécifique à l’atelier.
75 * Créer un fichier numérique de suivi des créations/fabrications.
76 * Créer un fichier de suivi des opérations de communication externe.
77
78 ## Fichier de suivi des dépenses et des achats
79 * Pas besoin d’un fichier de suivi numérique car dans le logiciel de compta
80 il y a un suivi des factures et la possibilité d’ajouter des commentaires, des PDF joints.
81
82 ## Modèle de devis et facture
83 * Attention aux modifs de la norme [[/Savoir-faire/Administratif/Norme/IBAN]]
84 et [[/Savoir-faire/Administratif/Norme/SEPA]].
85 * Format des numéros de devis : <code>YYMMDD_N</code>, exemple : <code>140320_1</code>
86 * Suivi des devis et des factures : fichier suivi des [[/Activité/prest’action]]s de [[/Cyclofficine/Paris]]
87 à mettre en place à [[/Cyclofficine/Ivry]] et [[/Cyclofficine/Pantin]]
88 * Permet aussi le suivi de la réalisation de la [[/Activité/prest’action]].
89
90 ## [[Listes de diffusion|/Courriel]]
91 * Ajouter une signature automatique avec horaires
92 et lien de désinscription : <code>https://sympa.cyclocoop.org/sigrequest/$list</code>.
93 * Maintien de deux listes distinctes : <code>info.$cyclo@</code> et <code>$cyclo@</code>.
94 * Faire en sorte que les réponses de <code>$cyclo.diff@</code> aillent sur <code>info.$cyclo@</code>.
95 * Répercuter cela sur les flyers.
96 * Pour la forme : essayer de se moderniser, quitter les années 90...
97
98 ## [[/Savoir-faire/Informatique/CycloWiki]]
99 * Un nouvel outil est disponible à <https://wiki.cyclocoop.org>
100 * **Il se destine à être public**.
101 * L’objectif est de s'organiser, d’articuler ensemble « notre discours »,
102 de faire de la propagande pour nos [[/activité]]s,
103 et de faciliter pour tou-te-s la coopération et la compréhension de « notre modèle ».
104 * Son [[/Agenda]] a vocation à remplacer l’[[AgenDAV|/Savoir-faire/Informatique/CalDAV]].
105 * Les inscriptions à l’[[/Agenda]] supposent
106 d’[[avoir un compte|/Savoir-faire/Informatique/CycloWiki/Créer_un_compte_de_camarade]]
107 et pour créer un compte la phrase-de-passe est indispensable.
108 * Si cela fonctionne bien, l’idée est aussi de créer un espace privatif
109 dans le même [[/Savoir-faire/Informatique/CycloWiki]]
110 ou dans un autre (<code>3615.cyclocoop.org</code>),
111 facilitant l’utilisation du [[/Savoir-faire/Informatique/SparkleShare]] <code>cyclocoop</code>
112 et uniquement pour les camarades acti{f,ve}s.
113 * Avec le [[/Savoir-faire/Informatique/CycloWiki]] il est possible d'accéder à tous les fichiers
114 via [[/Savoir-faire/Informatique/SparkleShare]], de les exporter, de les modifier et de les remettre !
115 Une autre personne ouvrant le fichier le lendemain aura le fichier à jour !
116 Qu’elle l’ouvre de l’interface Web en ligne ou de [[/Savoir-faire/Informatique/SparkleShare]] en local.
117 * **Ne pas avoir peur de casser le [[/Savoir-faire/Informatique/CycloWiki]]** :
118 mettre les informations comme on peut, et laisser le polissage de l’intégration
119 à celleux qui ont appris à le faire.
120 * Déconseillé de stocker des gros fichiers (> 10Mio) sur le [[/Savoir-faire/Informatique/CycloWiki]].
121 * Faire un cours d’informatique.
122
123 ## Sécurisation de nos données
124 * Aujourd’hui les codes bancaires sont sur [[/Savoir-faire/Informatique/SparkleShare]] <code>cyclocoop</code>…
125 Est ce qu’il ne faudrait pas les mettre ailleurs ?
126 * D’autres infos comme les fiches de paye n’ont normalement pas à être visible de tou-te-s.
127 * La fiche de paye d’un-e [[/Camarade/salarié-e]] est visible par cellui-ci,
128 par le gestionnaire de paye, par l’employeureuse.
129 Mais pas par les autres [[/Camarade/salarié-e]]-s. Point de vue légal. Point de vue perso peut être différent.
130
131 ## Outils [[atelier_de_quartier]]
132 * [[/Savoir-faire/Administratif/Financement/Adhésion]] / [[Vente de vélos|/Activité/Vente/vélo]] :
133 aujourd’hui la fiche d’[[/Savoir-faire/Administratif/Financement/adhésion]] ne comprend pas la [[/Cyclofficine/Charte]],
134 l’adhérent-e ne signe rien…. Il faudrait qu’ille signe la [[/Cyclofficine/Charte]].
135 * Faire signer une [[/Cyclofficine/Charte]] unique pour tou-te-s sur une bache.
136 * À moyen terme il faut revoir la [[/Cyclofficine/Charte]],
137 trouver un moyen de la faire signer,
138 donner une attestation d’[[/Savoir-faire/Administratif/Financement/adhésion]]
139 avec la [[/Cyclofficine/Charte]] derrière.
140
141 ## Les [[/Savoir-faire/Administratif/Financement/adhésion]]s
142
143 * [[/Activité/Récupe]] / [[Vente de vélos|/Activité/Vente/vélo]] :
144 * A [[/Cyclofficine/Paris]] il existe une formule papier ou l’on saisit
145 uniquement les entrées par période de taille variable avec mention de l’origine.
146 * A [[/Cyclofficine/Ivry]], suivi et sortie par jour sur format papier avec suivi numérique.
147 * Pour les bilans il faut les entrées et les sorties (vendus via la compta, vélo
148 enfant donné à [[Activité/prix_libre]], épave à réparer,
149 vélos donnés à des structures…) + stock.
150 * [[/Camarade/Giuso]] propose de récupérer les données janvier-mars une fois le
151 nouveau fichier mis en place dans [[/Savoir-faire/Informatique/SparkleShare]]
152 <code>cyclocoop/Cyclofficine/Gestion atelier</code>.
153
154 ## [[Savoir-faire/Informatique/Burette]]
155 * S’asseoir à coté de [[/Camarade/Severine]] pour commencer !
156 * Il faut apprendre à créer une [[/Savoir-faire/Administratif/Financement/adhésion]].
157 * Le bénévolat c’est un axe important, on tente.
158
159 ## [[/Savoir-faire/Organisation/Bénévolat/Livret_du_Bénévole]]
160 * [[/Camarade/Cécile]] propose de piloter un groupe de travail
161 pour un [[/Savoir-faire/Organisation/Bénévolat/Livret_du_Bénévole]].
162 * [[/Camarade/julm]] conseille de travailler d'abord coopérativement
163 sur le [[/Savoir-faire/Informatique/CycloWiki]],
164 puis d'en consolider un livret.
165
166 ## Suivi [[/Savoir-faire/Administratif/comptabilité]]
167 * Une réunion hebdomadaire à [[/Atelier_de_quartier/Paris_20/Bonnard]]
168 entre [[/Camarade/salarié-e]]-s le mardi matin.
169 * [[/Camarade/Cécile]] propose de venir participer, écouter.
170 * [[/Camarade/Tania]] propose de faire un point tréso avec [[/Camarade/Tilman]] le mercredi midi.
171
172 ## [[/Savoir-faire/Organisation/Check-list]]s
173 * Faire des [[/Savoir-faire/Organisation/Check-list]]s journalières et hebdomadaires à afficher dans les bureaux.
174
175 ## Fiche de Postes et répartition des taches entre les deux
176 * [[/Camarade/Giampi]] dit que ça vaudrait le coup de poursuivre le travail
177 sur les [[/Savoir-faire/Administratif/Fiche_de_poste]]
178 et de faire une répartition des tâches avec [[/Camarade/bénévole]]s et [[/Camarade/salarié-e]]-s.
179 * Il est dur pour des [[/Camarade/bénévole]]s de comprendre qui fait quoi ?