Réécriture : suite.
[cyclowiki.git] / Agenda / 2014 / 03 / 21 / 19h00-21h00 / Réunion_sur_les_outils_de_gestion.mdwn
1 [[!meta title="Réunion sur les outils de gestion"]]
2 [[!tag
3 Gouvernement/Réunion
4 Atelier_de_quartier/Paris_20/Saint-Blaise
5 ]]
6 [[!sidebar var=TOC content="""
7 **Sommaire**
8 [[!toc startlevel=0 levels=3]]
9 """]]
10
11 # Quand ?
12 De 19h à 21h, vendredi 21 mars 2014.
13
14 # Où ?
15 À [[Atelier_de_quartier/Paris_20/Saint-Blaise]].
16
17 # Quoi ?
18 C'est une réunion de gestion
19 au sens large destinée à recenser les besoins
20 et l'existant en matière d'outils de gestion, de toute nature ;
21 ceci allant de nos outils informatiques, tels que les outils de sondage,
22 l'[[AgenDAV|Cyberautonomie/CalDAV]],
23 la [[Cyberautonomie/Burette]],
24 bientôt le [[Cyberautonomie/CycloWiki]],
25 à la simple feuille de comptabilisation des entrées/sorties des vélos
26 ou de fréquentation des ateliers de rue ;
27 en passant par la manière de s'y prendre, comme par exemple savoir qui
28 saisit en compta, qui reporte les stats dans les tableaux récap, etc ;
29 le tout visant à cesser de fonctionner à l'arrache et à faciliter la
30 gestion des ateliers et plus largement de l'association, notamment au
31 niveau administratif.
32
33 # Inscriptions
34 [[!poll id="inscriptions"
35 0="anne-lise Tilman Cecile julm Giampiero Tania Giuso" "j'en suis"
36 ]]
37
38 # Compte rendu
39
40 ## Organisation des [[Gouvernement/réunion]]s
41 * Prévoir un horaire de fin pour les [[Gouvernement/réunion]]s.
42
43 ## Point sur les outils
44
45 * [[Camarade/Giuso]] précise qu’il n’avait pas compris
46 le fonctionnement des [[Financement/Subvention]]s sur [[Cyclofficine/Ivry]].
47 Les outils sont néanmoins cassés en partie, **il y a urgence**.
48 * **3 ateliers en urgences** : [[atelier_de_rue]] de [[Atelier_de_rue/Pantin]],
49 [[atelier_de_quartier]] de [[Atelier_de_quartier/Paris_20/Fougères]]
50 et [[atelier_de_quartier]] de [[Atelier_de_quartier/Paris_20/Saint-Blaise]].
51 * [[Camarade/Giampiero]] indique qu’il y a plutôt un problème de communication.
52 * [[Camarade/Severine]] et [[Camarade/Tania]] demandent à ce que soit individualisé
53 les devis par [[cyclofficine]], voire par atelier pour y voir plus clair.
54 * [[Cyclofficine/Ivry]] fait une commande pour [[Cyclofficine/Paris]]
55 qui comprendra les besoins des ateliers de [[Atelier_de_quartier/Paris_20/Fougères]]
56 et [[Atelier_de_quartier/Paris_20/Saint-Blaise]] ainsi que la boite.
57 * [[Cyclofficine/Paris]] fait une commande pour [[Atelier_de_rue/Noisy-le-Sec]],
58 sur le modèle d’[[atelier_de_rue]] conçu par [[Camarade/Nicolas]].
59
60 ## Fichiers de suivi des [[Financement/Prest’action]]s en [[atelier_de_rue]]
61 * Ce fichier reprend les fiches remplies lors de chaque [[Financement/Prest’action]].
62 * Fichier aujourd’hui dans [[Cyberautonomie/SparkleShare]] <code>cyclocoop</code>
63 utilisés depuis 1 an par [[Cyclofficine/Pantin]] et [[Cyclofficine/Ivry]], plus réellemment pour [[Cyclofficine/Paris]].
64 * Qui prépare la fiche papier ?
65 * L’idée est de faire une pochette avec l’ensemble
66 des fiches à remplir et de la placer dans un endroit pour ne pas l’oublier.
67 * Proposition de faire une valise avec les fiches, le café, les rustines, les
68 crayons, une ardoise, une boite à don, autocollant, flyer, scotch, panneau A3
69 de la [[cyclofficine]].
70 * Qui remplit la feuille de calculs ?
71
72 ## Fichier de suivi des [[Financement/Prest’action]]s en [[atelier_de_quartier]]
73 * Créer un fichier numérique de suivi de l’accueil du public spécifique à l’atelier.
74 * Créer un fichier numérique de suivi des créations/fabrications.
75 * Créer un fichier de suivi des opérations de communication externe.
76
77 ## Fichier de suivi des dépenses et des achats
78 * Pas besoin d’un fichier de suivi numérique car dans le logiciel de compta
79 il y a un suivi des factures et la possibilité d’ajouter des commentaires, des PDF joints.
80
81 ## Modèle de devis et facture
82 * Attention aux modifs de la norme [[Société/Norme/IBAN]]
83 et [[Société/Norme/SEPA]].
84 * Format des numéros de devis : <code>YYMMDD_N</code>, exemple : <code>140320_1</code>
85 * Suivi des devis et des factures : fichier suivi des [[Financement/Prest’action]]s de [[Cyclofficine/Paris]]
86 à mettre en place à [[Cyclofficine/Ivry]] et [[Cyclofficine/Pantin]]
87 * Permet aussi le suivi de la réalisation de la [[Financement/Prest’action]].
88
89 ## [[Listes de diffusion|Courriel]]
90 * Ajouter une signature automatique avec horaires
91 et lien de désinscription : <code>https://sympa.cyclocoop.org/sigrequest/$list</code>.
92 * Maintien de deux listes distinctes : <code>info.$cyclo@</code> et <code>$cyclo@</code>.
93 * Faire en sorte que les réponses de <code>$cyclo.diff@</code> aillent sur <code>info.$cyclo@</code>.
94 * Répercuter cela sur les flyers.
95 * Pour la forme : essayer de se moderniser, quitter les années 90...
96
97 ## [[Cyberautonomie/CycloWiki]]
98 * Un nouvel outil est disponible à <https://wiki.cyclocoop.org>
99 * **Il se destine à être public**.
100 * L’objectif est de s'organiser, d’articuler ensemble « notre discours »,
101 de faire de la propagande pour nos [[activité]]s,
102 et de faciliter pour tou-te-s la coopération et la compréhension de « notre modèle ».
103 * Son [[Agenda]] a vocation à remplacer l’[[AgenDAV|Cyberautonomie/CalDAV]].
104 * Les inscriptions à l’[[Agenda]] supposent
105 d’[[avoir un compte|Cyberautonomie/CycloWiki/Créer_un_compte_de_camarade]]
106 et pour créer un compte la phrase-de-passe est indispensable.
107 * Si cela fonctionne bien, l’idée est aussi de créer un espace privatif
108 dans le même [[Cyberautonomie/CycloWiki]]
109 ou dans un autre (<code>3615.cyclocoop.org</code>),
110 facilitant l’utilisation du [[Cyberautonomie/SparkleShare]] <code>cyclocoop</code>
111 et uniquement pour les camarades acti{f,ve}s.
112 * Avec le [[Cyberautonomie/CycloWiki]] il est possible d'accéder à tous les fichiers
113 via [[Cyberautonomie/SparkleShare]], de les exporter, de les modifier et de les remettre !
114 Une autre personne ouvrant le fichier le lendemain aura le fichier à jour !
115 Qu’elle l’ouvre de l’interface Web en ligne ou de [[Cyberautonomie/SparkleShare]] en local.
116 * **Ne pas avoir peur de casser le [[Cyberautonomie/CycloWiki]]** :
117 mettre les informations comme on peut, et laisser le polissage de l’intégration
118 à celleux qui ont appris à le faire.
119 * Déconseillé de stocker des gros fichiers (> 10Mio) sur le [[Cyberautonomie/CycloWiki]].
120 * Faire un cours d’informatique.
121
122 ## Sécurisation de nos données
123 * Aujourd’hui les codes bancaires sont sur [[Cyberautonomie/SparkleShare]] <code>cyclocoop</code>…
124 Est ce qu’il ne faudrait pas les mettre ailleurs ?
125 * D’autres infos comme les fiches de paye n’ont normalement pas à être visible de tou-te-s.
126 * La fiche de paye d’un-e [[Camarade/salarié-e]] est visible par cellui-ci,
127 par le gestionnaire de paye, par l’employeureuse.
128 Mais pas par les autres [[Camarade/salarié-e]]-s. Point de vue légal. Point de vue perso peut être différent.
129
130 ## Outils [[atelier_de_quartier]]
131 * [[Adhésion]] / [[Vente de vélos|Financement/Prix/vélo]] :
132 aujourd’hui la fiche d’[[Adhésion]] ne comprend pas la [[Cyclofficine/Charte]],
133 l’adhérent-e ne signe rien…. Il faudrait qu’ille signe la [[Cyclofficine/Charte]].
134 * Faire signer une [[Cyclofficine/Charte]] unique pour tou-te-s sur une bache.
135 * À moyen terme il faut revoir la [[Cyclofficine/Charte]],
136 trouver un moyen de la faire signer,
137 donner une attestation d’[[Adhésion]]
138 avec la [[Cyclofficine/Charte]] derrière.
139
140 ## Les [[Adhésion]]s
141
142 * [[Réemploi/Récupe]] / [[Vente de vélos|Financement/Prix/vélo]] :
143 * A [[Cyclofficine/Paris]] il existe une formule papier ou l’on saisit
144 uniquement les entrées par période de taille variable avec mention de l’origine.
145 * A [[Cyclofficine/Ivry]], suivi et sortie par jour sur format papier avec suivi numérique.
146 * Pour les bilans il faut les entrées et les sorties (vendus via la compta, vélo
147 enfant donné à [[Activité/prix_libre]], épave à réparer,
148 vélos donnés à des structures…) + stock.
149 * [[Camarade/Giuso]] propose de récupérer les données janvier-mars une fois le
150 nouveau fichier mis en place dans [[Cyberautonomie/SparkleShare]]
151 <code>cyclocoop/Cyclofficine/Gestion atelier</code>.
152 * À [[Cyclofficine/Paris]], existence de 2 tableurs
153 (un par [[Atelier_de_quartier]])
154 reprenant les données des fiches d'inscription manuscrites.
155
156 * La liste <code>paris.diff@</code> est régulièrement alimentée
157 en adresses courriel grâce à cette mise à jour.
158
159 * **Appel à volontaires** pour aider [[Camarade/Anne-Lise]] dans cette tâche, qui devient de plus en plus lourde.
160 Le chemin actuel vers ces fichiers :
161 [[Cyberautonomie/SparkleShare]] <code>cyclocoop/Cyclofficines/Paris 20/Gestion ateliers/</code>
162
163 ## [[Cyberautonomie/Burette]]
164 * S’asseoir à coté de [[Camarade/Severine]] pour commencer !
165 * Il faut apprendre à créer une [[Adhésion]].
166 * Le bénévolat c’est un axe important, on tente.
167
168 ## [[Livret du Bénévolat|Bénévolat/Document/Livret_du_Bénévolat]]
169 * [[Camarade/Cécile]] propose de piloter un groupe de travail
170 pour un [[Livret du Bénévolat|Bénévolat/Document/Livret_du_Bénévolat]].
171 * [[Camarade/julm]] conseille de travailler d'abord coopérativement
172 sur le [[Cyberautonomie/CycloWiki]],
173 puis d'en consolider un livret.
174
175 ## Suivi [[Comptabilité]]
176 * Une réunion hebdomadaire à [[Atelier_de_quartier/Paris_20/Saint-Blaise]]
177 entre [[Camarade/salarié-e]]-s le mardi matin.
178 * [[Camarade/Cécile]] propose de venir participer, écouter.
179 * [[Camarade/Tania]] propose de faire un point tréso avec [[Camarade/Tilman]] le mercredi midi.
180
181 ## [[Check-list]]s
182 * Faire des [[Check-list]]s journalières et hebdomadaires à afficher dans les bureaux.
183
184 ## Fiche de Postes et répartition des taches entre les deux
185 * [[Camarade/Giampiero]] dit que ça vaudrait le coup de poursuivre le travail
186 sur les [[Société/Fiche_de_poste]]
187 et de faire une répartition des tâches avec [[Camarade/bénévole]]s et [[Camarade/salarié-e]]-s.
188 * Il est dur pour des [[Camarade/bénévole]]s de comprendre qui fait quoi ?